ビジネスメールのCCは情報が筒抜けになるので使い方に注意

ビジネスにおけるメールで正しく活用したいのが「CC」

ビジネスシーンにおいて、メールを送る際に良く耳にするのが「CC」という単語です。いつもは使っていないけれど、ではこれは一体何なのだろう、と疑問に思っている人も少なくはないでしょう。こういった専門的なシステムは、使い方や意味をきちんと理解していないと、思いもよらぬトラブルを引き起こしてしまいかねません。そのため、「CC」について詳しく知ることによって、メールを正しく送ることができるようにしたいところです。

ビジネスメールで使う「CC」とは？

そもそも「CC」とは、「Carbon Copy（カーボンコピー）」の略称です。そのことからもわかるように、普段メールを送る時に使っている「TO」とは全く別のものであると考えなければなりません。ですから、「TO」と同じ感覚で使ってはいけないのです。

「CC」がビジネスメールを送信する時に持つ特徴は共有すること

「CC」の持つ特性は、「共有」です。「CC」は複数人に同時に同じメールを送信する場合に使用します。そのため、「CC」を使うことによって、受信者全員に情報が共有されることになります。送られてきたメールを開封すれば、全員が同じ内容を間違いなく知ることができるのです。

それだけではなく、「CC」は、宛先のアドレスが受信者全員に知れ渡るという特徴を持っています。ですから、自分の他に誰がこのメールを受け取ったのかを全員が知ることができるというわけです。「CC」の使い方としては、この点に十分注意しなければなりません。

「CC」はこんなメールを送信する時に使いたい

「CC」は宛先が受信者全員に見えるため、プロジェクトのチーム内での連絡や、部内の連絡網など、内輪での連絡網に使うことが多くあります。「CC」の使い方としては、相手の顔がわかっている近しい間柄での回覧板のように使われることが多くあるのだというイメージを持ってください。

「CC」を使う時には、受信者のアドレスが全員に見えるということを考慮しなければいけません。もしも受信者の中に、一人でもアドレスを見せてはいけない人がいるのであれば、「CC」を使うことは避けましょう。

例えば、プロジェクトの進捗報告などを行うための「CC」に、部外者であるクライアントのアドレスなどを入れることはまずありえないということです。クライアントに対しては、クライアントに対しての「CC」を使いましょう。

「CC」に入れておきたいのはメールの内容を知ってもらいたい人

「CC」に入れておきたいのは、本来送るべき人に付随して、内容を知っておいてもらいたい人です。つまり、本命ではないけれど知っておいてほしい相手、ということです。これはチームで仕事をしている時などにはとても役に立つ使い方なので、ぜひ覚えておきましょう。進捗などを報告する時に、一気にメンバーに知ってもらうことができるため、余計な手間が省けます。

また、常に報告しておきたいことがある場合などには、特に上司を「CC」に入れておく場合も多くあります。そうすることで、いちいちメールを送る時に設定する手間を省くことができます。

「CC」つきのメールはあくまでも「TO」が主体

「CC」つきのメールの主体は、あくまでも「TO」で送られたアドレスの受信者です。ですから、「TO」で送られたアドレスの受信者以外の「CC」で送られたアドレスの受信者は、基本的に「念のために確認しておいてほしい」レベルの人です。そのため、上司に確実に伝えたいことがある場合は「TO」に上司のアドレスを入れるようにしましょう。

「CC」のメールには返信しなくても良い

主体としてメールを受け取った「TO」の受信者には、メールを返信する義務があります。その時は、「CC」つきで送られてきた人も含めて、全員に対して返信をしましょう。

ですが、「CC」でメールを受信した人には、基本的に返信の義務はありません。どうしても返信が必要であると感じた時にのみ、返信するようにしてください。

また、その時も全員に返信するようにしましょう。そうすることによって、メールを受け取った全員が情報や話の流れを共有することができて、事がスムーズに運びます。

あまり「CC」を使わない方が良いメールもある

自分のアドレスが「CC」に分類されている場合、メールを開封するのを後回しにされてしまう可能性が高くなってしまいます。ですから、緊急性が高い案件や、重要な事案についてのメールに関しては「CC」を使わないようにするべきでしょう。

また、どうしても「CC」を使わなければならない場合は、件名で注意書きをするなどの工夫が必要です。『CCの方もご返信ください』『CCの方もお目通し下さい』など、目を留めてもらえるような件名をつけましょう。

あるいは、事前のメールや電話などで、後で「CC」をつけてメールを送ることを知らせておくのも良いでしょう。「CC」であることを理由に、見落とされたり、優先順位を下げられたりしないようにしてください。

「CC」の使い方で気をつけたいこと

「CC」は便利ですが、使い方を間違えるとプライバシーや企業の情報漏えいといった観点から、大問題に発展しかねません。そのため、十分に気をつけて取り扱っていかなければならないと言えます。

「CC」を使っていてやってしまいがちなのが、関係のない人を「CC」に入れてしまったというミスです。全く関係ない同姓の他社の営業部の部長を「CC」に追加したまま、気づかずにプロジェクトの進捗を報告していた、などといったことは、想像しただけでも恐ろしいことです。

そういった社内の情報が筒抜けになってしまう恐れがあるというのは「CC」のデメリットです。使い方次第ではとても危険なものなので、利用する時には気を抜かないようにしましょう。

逆に、「CC」を入れ忘れてしまうというミスも考えられます。チーム全員に逐一進捗を報告していたはずなのに、上司だけ「CC」に入れ忘れていて全く報告できていなかったなどは、全くあり得ないとは言い切れません。

「CC」と「BCC」を間違えてしまうというのは、最大のミスであると言えるでしょう。「BCC」とは、「Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）」の略称です。「BCC」も一斉送信時に使われるシステムですが、「CC」とはある一点において大きく異なっています。それが、受信した人が他の受信者のアドレスを見ることができないという点です。

ですから、「CC」と「BCC」を勘違いして逆に使っていたりすると、個人情報や企業の機密情報が漏えいすることに繋がってしまい、責任問題を問われてしまう可能性も考えられます。相手のアドレスが見えるか見えないかということは、ビジネスにおいて非常に重大な問題なのです。

「CC」の使い方の基本としては、送る前に最終確認を怠らないということが挙げられます。大丈夫だろう、と思って気を抜いていると、その時に限ってミスを犯しているといったことが起こり得るものです。常に緊張感を持って、誰に送るのか、本当にこのメールは「CC」になっているか、「BCC」になっていないか、「TO」には誰が設定されているか、などを確認してください。

送信する時は「CC」にふさわしいメールかどうかを確認する

多くの関係者に知らせたいからといって、何でも「CC」をつけて送信して良いというわけではありません。きちんとそのメールが「CC」で送るのにふさわしいものであるかどうかを判断する必要があります。そうでないと、マナー違反であると受け取られてしまいます。

「CC」をつけて送信するべきなのは、関係者に知らせるべき内容が書いてあるメールだけです。なので、個人的な連絡や、細かいやり取りは、「CC」をつけて送信するべきではありません。それらは「TO」をつけて、当事者同士のみ１対１でやり取りをするべきでしょう。

自分にとって関係のないメールが「CC」つきで大量に送られてきたら、それはもう邪魔だと感じられてしまっても文句は言えません。そういったことが日常的に起こっていたら、本当に重要な「CC」つきのメールを送った時に、読んでもらえなくなってしまう可能性があります。

ですから、「CC」でメールを送ろうとする前に、そのメールが本当に「CC」をつけるべきものであるのかを確認するべきなのです。関係のない人を巻き込んでしまわないようにするためにも、確認を怠ってはいけません。これは信用問題にも関わりますから、きちんとしておきましょう。

メールを送信する時は「TO」に設定している人と「CC」に設定している人を確認する

「TO」に設定している人と「CC」に設定している人を間違えないようにすることも大切です。「TO」に設定している人は、必ずメールに返信してくれますし、すぐにメールを開封してくれるでしょう。ですが、「CC」に設定している人は、メールに返信してくれない可能性の方が高いですし、メールを開封してくれる優先順位も低いと言えます。

ですから、「CC」をつけてメールを送るのであれば、「TO」と「CC」のアドレスの取り違えは決して行ってはならないのです。どうしてなかなか返信してくれないのだろう、と待っていたら、実は自分が相手を「CC」に設定していた、というミスを犯していたというケースも考えられます。そのようなことにならないためにも、「TO」と「CC」の宛名はきちんと確認しましょう。

「CC」で誰に送ったかをわかりやすくするための例文

「CC」を使ってメールを一斉送信すると、「TO」で受信した人が「CC」に気がつかない可能性があります。ですから、そういったことを考慮して本文中に「（CC：○○様）」と書いておくのが良いでしょう。

実際に例文をご紹介します。

こういった場合では、「CC」で受信した人は返信をしないでしょうが、「TO」で受信した人は全員に向けて返信をすることになります。ただし、そのまま会話が続き、『10月納期』の話題から外れていくようであれば、全員に返信をする必要はありません。

また、「（CC：○○様）」での記名は役職の位が高い人から順に行いましょう。社長、部長、課長、のように、役職の位の順序は守るようにしてください。そうしないと、心証が悪くなってしまいます。

会社の役職名をえらい順番に並べて一覧にしてみた

また、人数が多い場合や、プロジェクト名が決まっている場合などは、「～関係者各位」「○○プロジェクトの皆様」などといったように、まとめてしまっても構いません。全員の名前を羅列すると、何の意図があってメールを送ってきたのかわかりにくくなってしまうため、集団を指す呼称があれば、それを使った方がわかりやすくて良いと言えるでしょう。

なお、「CC」の人にも返信してもらいたい場合には、「（CC：○○様）」の直下に、＜CCの方も返信をお願いします＞などと注意書きをしておくことをおすすめします。そうすることによって、「CC」の人にも返信の義務があることを伝えることができます。「CC」で送られた人は基本的に返信をスルーしてしまうので、どうしても返信してもらいたいのであれば送信者側からきちんと明記しておきましょう。

なので、例としては、

というようになります。

＜CCの方もご返信お願いいたします＞という一文が入っただけで、「CC」で受信した人の目をよりいっそう惹くことができるようになります。

「CC」入りのメールの使い方を覚えてビジネスシーンで使えるようにしよう

「CC」の使い方は、一見すると難しそうにも感じますが、慣れてしまえばとても便利なものです。ですから、決して気を抜くことなく、使いこなせるようになりましょう。こういったツールは、自分の使い方次第でどんどん日常で役に立ってくれます。「CC」や「TO」、「BCC」は、意識していなければ正しい使い方を知ることはできません。日々のメールのやり取りの中で、どういった仕組みであったのかを積極的に考える癖をつけていきましょう。