仕事が遅い自分が嫌！仕事が速い人になりたい
「自分の仕事が遅い」と感じた事はありませんか。仕事が遅いと色々なところに支障が出てきます。もしかしたらそれは自分だけではなく、周囲を巻き込んでしまっているのかもしれません。
仕事は「速くて丁寧」が理想です。一緒に働く人達に「仕事が遅い」とイライラされていないかどうか、今回は、仕事が遅い人の特徴、改善方法についてご紹介します。
仕事が遅い人ってどんな人？
仕事が遅いと一般的に言われているのは、どのような人なのでしょうか。仕事を要領よくできない人、というのは当然言える事でしょう。特に新人に多いのが、わからない事を誰かに相談できないコミュニケーションが下手であるという、いわゆる報告・連絡・相談不足です。「分からない」と伝える事がなんだか悪い事のように思えるし、皆忙しく動き回っているようだし…と、声をかけるのをためらってしまう、ありがちな事です。
「残業が無駄に多い」という人もいるでしょう。同じように出社してきたはずなのに、気づけば自分だけが終電間際に慌ててタイムカードを押す羽目になっている、などという事が当たり前になってしまっている。残業が悪いわけではありませんが、そんな日々が続いてしまえば心身ともに疲れ切ってしまいます。仕事に対するモチベーションを保つのも厳しくなってしまうのではないでしょうか。
上司または周囲からの評価が低いと、新しい仕事を貰うチャンスを失うため、成長できなくなってしまう事もあります。効率の悪さによって周囲に迷惑をかけてしまうために、あの人には仕事を頼みたくないなと思われてしまう可能性があるからです。
仕事が遅い人の特徴とその原因とは？
仕事が人よりも遅れてしまうのには、原因があります。ここで、仕事が遅い人の特徴とその原因についてご紹介します。
頼まれた仕事を後回しにする
仕事を進めるうえで、「すぐに」「早く」やっておいて、と言われる事が多々あります。しかし、仕事が遅い人は、それをすぐにやる事ができません。「すぐ」というのがどの程度の早さを示しているのかをイメージできないからです。
すぐにできる頼まれ事を後回しにして、目の前の自分の仕事を優先してしまい、結果的にどんどん仕事が溜まってしまうのです。やる事のタイミングを間違えていると言ってもいいでしょう。優先順位をつけ間違えているか、そもそも優先順位をつけていないか、先に納期が来るものから手を付けていないのです。
仕事の全体像が見えていない
自分が今、仕事のどこに立っているのかを自覚していないというのも仕事が遅い人の特徴のひとつです。仕事の全体像が見えておらず、先々の見通しを立てられていません。そのため、この仕事を終わらせた先に何が待っているのかも、この仕事が何に繋がっていくのかもわかっていないまま、何となく目の前の事だけをやってしまう・・・これでは終わりが見えずにめげてしまいます。
心が折れるのを防ぐためにも、まず自分がしている仕事の全体像を確認してみる事をおすすめします。そうすると、責任の重さを自覚できるはずです。仕事に対して消極的であると、横から入ってくる急な仕事に対してペースを乱されがちになり、自分の仕事が遅いうえに、プラスしてやらなければならない作業が増えてしまった事へのイライラが募ってしまいます。
マイペースすぎる
「話が長すぎる」という人もいるのではないでしょうか。要点をまとめて話す事ができない人や、のんびり話す人。相手が急いでいるかもしれないという事にあまり頓着せずに自分のペースで話したい事を話して、それで満足してしまう人も中にはいるでしょう。
メールの文章でも同じで、だらだらと長く書いて、何を言いたいのか焦点を合わせる事が難しくなってしまった文を送っている人も少なくないはずです。
「連絡がなかなか取れない人」も同じです。メールの返信が遅すぎたり、折り返しの電話がなかなか来なかったり、時間がある時にやればいいと思っているのだろうな、と相手にとられても無理はありません。
決断までに時間がかかってしまう人もマイペース過ぎます。何かを始めるまでに普通の人よりも時間がかかってしまう人は、やり方に迷いがあり、いつものルーティンがうまく定められていないと言えます。
どのタイプの人も、マイペース過ぎると言えるでしょう。どんな事でもそうですが、度が過ぎるのは良くありません。自分自身がそのマイペースさに気づいていない事が、仕事が遅い原因になっている場合もあるので気をつけましょう。
キャパオーバーしてしまう
誰かに「これもやっておいてくれる？」と頼まれる事は珍しくないでしょう。しかし、そこで断るかどうかは頼まれた本人次第です。「今はちょっと立て込んでいるから無理です」と断る事もできますし、「ちょうど一段落しているからやっておくよ」と引き受ける事も可能です。それは本人の裁量次第です。
しかし、それは本人にしか判断ができない事であるという事を忘れてはいけません。頼まれたからといって、何でも引き受けなければいけないというわけではなく、自分の中でキャパオーバーしてしまわないよう注意しなければいけません。
確かに何かを断る事は心苦しいかもしれませんが、それでも自分が抱えている仕事が終わらないのであれば、他の事に気を回している余裕はありません。時間を割くべきものを間違えてはいけないのです。
できないものをはっきりできないと断っても、相手は気を悪くしたりはしません。「じゃあ、また手の空いている時にお願いするね」といったくらいの気持ちになる程度です。「断るなんて嫌な人だ」とは決して思いません。それよりもあなたが今抱えている仕事が遅れてしまい、チーム全体に迷惑をかけてしまうほうがよほど大変な事です。
環境づくりに問題がある
「机周りの整頓ができていない」という点に問題がある人もいます。これは、実際の机上に紙の資料が散乱しているという他に、パソコンのデスクトップ上の事も意味しています。どちらにせよ、自分がどこに何を置いているのかを把握できていないと、必要なものをすぐに取り出せなくなってしまいます。これは、大きな時間のロスに繋がります。
散在させておくことのメリットは何もないのに、放っておいたせいでいつの間にか散在している、などといったミスのせいで、どんどん貴重な仕事の時間が失われていきます。その間にも仕事が速い人との差は開いていき、自分の持ち時間は失われていくのです。
また、そういった探し物をしている間に失われていくのは時間だけではなく、集中力も同様です。色々な事に思考が飛んでいき、目の前の事がおろそかになり、仕事が遅れていってしまいます。
時間を意識していない
ビジネスにおける上で致命的なのが、時間を意識していないという事です。例としては、何度も同じ事を確認してしまい、前に進むのが遅れるという事。自分でやった事を把握して先に進んでいないために、いちいち前に戻って何をしたのかを確認するために、無駄な時間を使ってしまうのです。
確かにやった仕事を確認するのは大切かもしれませんが、それが頻繁過ぎるのは逆に無駄だと言える行為でしょう。どんどん作業が遅れていく事で、自分がどこを確認しているのかもわからなくなってしまいます。
また、一番問題であるのが納期を意識できないという事です。はっきりと納期や期限を言われないとわからない、または言われてもそこまでには多分終わらせられるだろうという根拠のない自信に基づいて何となく作業を進めてしまう。その結果、しっかりとした計画性がないままに見切り発車してしまい、ぎりぎりになってどうしていいかわからずに一人焦る事になってしまったという経験をした人もいるのではないでしょうか。
仕事が遅い人が実践すべき３つのこと
仕事が遅いままだと、周りの人や取引先に迷惑をかけてしまいます。周囲の人に「あの人、仕事遅いよね」とイライラして見られるだけでなく、自分自身もその遅さに苛立ってしまっている人もいるかもしれません。
仕事の遅さを改善するためには、どうしたら良いのでしょうか。ここでは、仕事の遅さを改善するのに効果的な３つの方法をご紹介します。３つの方法ができるようになると、仕事のスピードは必ず速くなります。ぜひ、試してみてください。
１．計画を立てて動く
まず、何かをする時は、何かをする前に計画を立てましょう。一日が始まる時には、その日のスケジュールを簡単にまとめたメモを作り、目につきやすいところに置いてすぐに確認できるようにしておくとわかりやすくなります。そうする事で自分が次にどう動くのかをイメージしやすくなり、無駄な時間を無くすことができます。
常に順序立てて考える癖をつけるようにしてください。いちいち立ち止まって確認するために手を止めなければならないのは、時間の無駄です。最初に計画を立ててしまえば、その通りに動くだけで済むのです。どうしても不安ならば、全て終わってから確認するようにしましょう。
２．コミュニケーション不足を解消する
コミュニケーションを上手く取れていない事によって、色々な弊害が起こるという事は前述の通りです。ですから、自分から積極的に同僚や上司、部下へ挨拶をするなど、仕事時間以外のところでも話しかけるなどして、会話の糸口を掴んでください。相手との距離を縮める努力をすれば、何か困った時に相談しやすくなるはずです。
誰かに何かを聞きに行く時には、要点をまとめておきましょう。メモに書き出すと、自分の頭の中も整理することができます。そうして相手の手間を最小限に抑える事で、お互いの仕事をスムーズに進められる効果もあります。
３．間違いをそのままにしない
「間違いをそのままにしない」ことはビジネスだけではなく、全ての基本として昔から言われ続けている事です。改めて意識してみてください。間違えた時に、本来こうするべきだった気を付けなければならない事をその場で考えるようにすると、反省点をすぐ仕事に反映できるでしょう。
仕事が丁寧で遅い人と仕事が雑で速い人、どちらが出世する？
仕事が丁寧で遅い人、仕事が雑で速い人、会社には両方のタイプがいると思います。では、どちらが会社により求められる人材なのでしょうか。
もちろん一番いいのは仕事が丁寧で遅い人でも、仕事が雑で速い人でもなく「仕事が丁寧で速い人」です。。それを念頭においたうえで考えると、管理職や立場が上になればなるほど、仕事の丁寧さよりもスピードが求められる傾向にあります。
しかし、丁寧さとスピードのバランスは、その時々によって大切なものは変わってくるとも言えます。質が求められる場合と速さが求められる場合はそれぞれ違います。
とはいえ、やはり仕事が速い人のほうが何度もトライするチャンスを得やすいため、出世へのチャンスが掴みやすくなるでしょう。
仕事が遅い部下には作業を速くすることの重要性を伝えよう
仕事が遅い部下への対応のしかたを悩んでいる人もいるのではないでしょうか。そもそも自分が「仕事が遅い」という自覚を持っていない部下もいるという事を覚えておくと、指導がしやすくなります。
まずは、丁寧さよりも速さが重要であるという事を繰り返し伝える事が大切です。確かに丁寧である事は悪い事ではありませんが、そもそも期日までに仕事を仕上げられなければ、どれだけ丁寧な仕事をしてもそれを誰かに評価してもらう事すらできないのです。
さらに、こまめに進捗状況を報告してもらうようにしましょう。今週はここまで、来週はここまで、といったように区切ってもいいですし、今日はここまで、というようにその日の終わりに進んだところをチェックするようにしてもいいでしょう。「ビジネスは時間との闘い」であるという事を意識してもらうように心がけてください。
仕事の遅さは計画性・コミュニケーション・不明点を放置しないことで改善できる
仕事が遅いという事は、むしろチャンスだと考えてください。仕事が遅いという自覚があるのであれば、それは必ず改善できます。
今回ご紹介したとおり、仕事の遅さを改善するためには、計画を立てて作業する、周囲とのコミュニケーションをとる・不明点を放置しないことが大切です。
これらは、どれもすぐに実践できるものばかりです。「もしかしたら自分は仕事が遅いのかもしれない」と少しでも気になる点があるようならば、ぜひここで紹介したことを試してみてください。「仕事が速くて丁寧」という理想に一歩でも近づくために、日々邁進していきましょう。
