仕事の優先順位の付け方で押さえておくべき３つのポイント

仕事の優先順位の正しい付け方

仕事をたくさん抱えるようになってくると、“何から先にするべきか”ということを考えざるを得なくなります。また、仕事の優先順位を間違ってしまったことで上司に指摘されることも若いビジネスパーソンの中には多いのではないでしょうか。

仕事の優先順位には正しい付け方があるのですが、立場や業務内容によっても非常に多岐に渡るため、なかなか社員研修などで一様に教えるのが難しいものです。ここでは、仕事の優先順位の正しい付け方について基本になる考え方を紹介します。

優先順位とは何か

そもそも優先順位とは何かということをきちんと考えたことがない人も多いことでしょう。

優先順位とは、「何を先にする（行う）か」に関する順位です。文字にするとさも当然のことに思われますが、何を先にするかが見えていても、それがきちんと「順位」にはなっていなかったり、順位づけしても順位通りに実行されていなかったりするものです。

優先順位が示すものはその通り「優先度」ですから、優先する根拠を明確にして先にするべき仕事を先にしなくてはなりません。

仕事をする時に優先順位を付けなければならない理由

優先順位を付けるべき理由としては、「仕事を遅滞なく効率的に行うため」です。
仕事によっては個人としての仕事だけでなく、周囲の同僚と一緒に行う仕事もあります。その場合は同僚の仕事のことも考えて優先順位を付ける必要がありますし、そのようにしてこそ「効率的」となります。

「遅滞なく」は納期を守ればよいので特別に難しいことではありません。「効率的」を追及することが優先順位をつけるべき最大の理由です。

優先順位の付け方で仕事上のパフォーマンスは大きく変わるため、コンサルタントに依頼しこうした優先順位を見直したり、また研修を受けたりする場合も少なくありません。

仕事の優先順位が付けられない人にありがちな７つの特徴

優先順位が付けられない人、また付けるのが上手くない人には次のような特徴があります。該当するものがあれば、早めに直すように心がけましょう。

１　業務に対する知識や経験が不足している

業務に対する知識や経験の不足は、どうしても優先順位の判断に狂いが生じます。上司や先輩に確認してもらったり、自主的に勉強をしたりしてスキルアップを図りましょう。

２　面倒なものは後回しにするクセがある

面倒なものは後回しにするクセのある人は、いつか緊急度の高い仕事に囲まれて身動きが取れなくなってしまいます。こういう人はできるだけLIFO（Last In First Out）を意識して仕事をすると効率が上がります。

FIFOは「First in first out」の略、LIFOは「Last in first out」の略です。これは仕事が入ってきた順番を考えて行う順番を考えるというものです。

３　重要でないと思うと後回しにするクセがある

メールの返信など、すぐにできる仕事を後回しにする人も多いですが、結果的にメールを再度見ることになりますし、大事な時に時間が使えなくなることがあります。重要でなく、時間も使わない仕事ならその場で片づけるクセをつけましょう。

４　注意や指摘が苦手で、期限ギリギリの提出を好む

注意や指摘が苦手な人の中には、わざと期限ギリギリで仕事を提出する人がいます。こういった人は、仕事のスキルアップが難しいだけでなく、仕事の品質が悪く、信頼を失いかねません。

また、緊急の仕事が重なり納期を遅延することもありますので、積極的に仕事をする必要があります。他人からの注意や指摘は仕事の品質を良くし、後の自分のためにもなるので逃げずに頑張りましょう。

５　仕事で楽がしたいと考えている

仕事をしたくないと思っている人は、「仕事を効率化すると仕事が増える」と考えていて、そのためにあえて優先順位などを放棄しています。仕事は繁閑の差がない方が基本的に楽ですので、あまりにも楽をしようと考えるとかえって仕事がつらくなりますので、ちょっと頑張ってみましょう。

６　家事ができない

家事には非常に多くの仕事があり、その順番によっては所要時間が大きく変わります。家事が上手な人には優先順位付けが上手な人が多いです。一人暮らしの人は毎日が優先順位を考える訓練になります。

７　優先順位をそもそも考えない

仕事の優先順位をそもそも考えたことがない、考える時間を作らないという人は、優先順位を正しく付けることができず、場当たり的に仕事をすることになります。すると仕事の漏れも増え、また納期に間に合わないことも増えてきます。始業時や終業時に、優先順位を見直す時間を持ちましょう。

仕事で優先順位を付けるために考えるべき必要な要素

優先順位を決めるために注目すべき要素として、次のようなものが挙げられます。

緊急性･･･仕事の納期までの時間
重要性･･･仕事が生み出す成果や価値。仕事内容で変わる
難易度･･･仕事の難しさ。スキルによって異なる
希少さ･･･社長に会うなど機会の挽回が難しいもの
依頼者･･･誰が依頼した仕事か。重要性にも関係

これらを考慮して仕事の優先順位を決めていきます。慣れないうちは、上記の要素をできるだけ数値にするのがポイントです。何となく考えると順位付けに至らないことも多いので、雰囲気で考えないように注意してください。

仕事で優先順位を上手に付けるために考えたい３つのポイント

仕事をスムーズに進めるためには優先順位を上手につける必要があります。優先順位を決めるために使われるポイントについて、今回は３つのパターンを紹介します。

１　優先順位の軸にするのは緊急性と重要性

一般的に優先順位の決定に良く使われるフレームワーク（考え方）が、緊急性と重要性から仕事を見つめ直して優先順位を決定していくという方法です。

基本的に緊急性が高い仕事は先に行うようにし、緊急性が同程度であれば重要性が高い仕事から優先して行うようにします。「緊急かつ重要」「緊急だがさほど重要ではない」「緊急ではないが重要」「緊急でも重要でもない」に仕事を分類し、その中でさらに順番を付けていきます。

この方法はすぐに理解できますが、緊急性や重要性に対する判断が主観的になりやすく、そのため業務経験が不足している場合には判断を誤ることもあります。

２　FIFOとLIFOを考える

FIFOは先に入ってきた仕事から片づける方法、LIFOは後に入ってきた仕事を先に片づける方法です。たまったメールや書類の山を上から片づける（LIFO）か下から片づけるか（FIFO）と考えるとイメージしやすいでしょう。

相手がいる仕事や納期のある仕事の場合は基本的にFIFOですが、細かいタスクが多く全体として所要時間が多くない場合は考えずに済むLIFOの方が早く仕事が終わります。

３　難易度や必要工数で優先順位を決めてもいい

仕事上の難易度や必要工数（時間）から優先順位を決める場合もあります。

どれだけ優先順位を決定していてもその順番通りにできない場合は、タイムスケジュール上の都合の良いところ（＝必要工数を入れることができるところ）に優先順位と関係なく仕事を入れることもあります。

作業の難易度によって必要工数は変わりますので、正しく見積もる必要があります。また、チームで作業している場合や外注も依頼している場合には、相手側の作業スケジュールも念頭におく必要があるでしょう。こういった考え方をサポートするためのツールが搭載された業務用システムやアプリも存在します。

時間に余裕があるときは「緊急でも重要でもない仕事」の優先順位を上げるべし

優先順位というのは、基本的に緊急性の高い仕事が優先になります。「緊急」が「早く対処するべき」ことを意味する以上、それは当然です。

しかし、「緊急」であるにもかかわらずすぐに行えない理由は、普段から「緊急でも重要でもない仕事」をため込んでしまっているからということも多いものです。例えば書類の送付や、書類や名刺、パソコンのデスクトップ、メールなどの整理が該当します。「いつかやろう」と思っていてもなかなか実行できず、徐々に日々の作業の効率を落としてしまいます。そのため、緊急の仕事や重要な仕事が効率的に行えなくなることも少なくありません。

「緊急でも重要でもない仕事」を処理する時間を大事にして、時間に余裕がある時は優先順位を上げてどんどん処理するクセを付けることが大切です。
また、逆にそういった「売上にならない」「重要でない仕事」に多くの時間を取られていないのか考えることも大事にしてください。