仕事で使うノートの取り方・書き方・シーン別のまとめ方
仕事でノートの取り方に気を配っていないと、効率が悪くなってしまいます。また、せっかく得られた情報を無駄にしてしまう可能性まで考えられるのです。自分の思考をクリアにするためにも、正しいノートの取り方を知りましょう。
ノートの取り方は仕事においてとても重要な役割を持っている
仕事をしている中で、ノートを取る機会は多くあるでしょう。そういった時には、ノートの取り方をきちんと意識しておく必要があります。ノートの取り方について考えずに、いつも何となく書いている、という場合は、意識を変えてみてください。仕事は、ひとつひとつの行動に意味を持たせるべきだと言えます。ノートの取り方についても、同じことが言えるでしょう。適当に書いていては、良いことが起こるわけはないのです。ノートを正しく取るということがどういうことなのか、改めて考えていきましょう。
仕事におけるノートの取り方はなぜ重要なのか？
ノートの取り方が重要である理由は、ノートが自分の思考を写し取ったものであるからです。仕事をしていると、さまざまな場面でノートを取ることになりますが、その時々に自分がどのように、何を考えたのかをきちんとまとめておくことによって、後で見直した時に、どういったことを考えていたかを知ることができるようになります。
ノートを何となく取っていて、まとめておらず、走り書きのようにしていると、後で見直した時に、当時に何が起こったのかがわからなくなってしまいますし、自分が何を考えていたのかも思い出せなくなってしまうのです。
また、ノートには、それを書いた時の情報を素早く取り出せるようにしておくという役割があります。ですから、ノートの取り方がぐちゃぐちゃであると、必要な時に必要な情報を得ることができなくなってしまい、仕事に支障をきたしてしまいます。わからなくなってしまったから誰かに聞く、というのでは迷惑をかけてしまうことになってしまうでしょう。
ノートはできるだけわかりやすく、自分がすぐに理解できるように取ることが重要となります。もちろん、誰かに見せるために取る必要はないので、自分が一番わかりやすいように取ることができればそれで十分なのです。特別な技術などにこだわらず、後で自分が見直した時に要点を掴みやすいように取ることが重要だと言えるでしょう。
ノートの取り方がぐちゃぐちゃであると、効率良く仕事を進められなくなってしまう可能性も考えられます。これはどういう意味だろう、とか、この文は何を指していたんだろう、といったことをいちいち立ち止まって考えなければならないという事態に陥ってしまうと、それだけで無駄な時間と手間がかかってしまうからです。
そういったことを避けるためにも、ノートはきちんと整理して取っておくべきです。色分けをしたり、吹き出しで囲んだり、自分がわかりやすいと感じられるように工夫してみましょう。仕事では、ノートの取り方のような細かいところが働きやすさや効率の良さに繋がってきますから、決して疎かにしないように心がけてください。
シーン別！仕事におけるシーン別のノートの取り方５つ
ビジネスシーンにおいてノートを取ることは珍しくありませんが、その場に応じてノートの取り方を変えていく必要があると言えます。常に同じノートの取り方をしているよりも、臨機応変に対応していくことによって、情報をインプットしやすくなるからです。せっかくノートを取るのですから、きっちりと取ってきましょう。
1. 研修を受ける時のノートの取り方
さまざまな研修を受ける時には、ノートを取ることになる場合が多々あるでしょう。研修では多くの情報を得ることになりますし、後でそれを思い出し、仕事に活かすことが求められます。自分の知らなかったことや、改めて確認するべきことなどをノートに取ることになりますから、ぐちゃぐちゃに書くのは避けたいところです。
研修では、要点を掴むことが大事であると言えます。全てをノートに取る必要はありませんから、必要であると思ったことだけをノートに取るように心がけましょう。画面やホワイトボードなどに示されたものをそのまま丸写しすると、後で見直した時にどこが重要だったのかがわからなくなってしまいます。
話を聞きながら、自分にとってここが役に立つな、と感じたところを太字で書いたり、赤ペンで強調したりすることによって、手に入れた情報を更にわかりやすくすることができるでしょう。また、似た情報をまとめて書き、色ペンで囲んでおくというのもおすすめです。
研修では多くの情報をインプットすることが求められます。ノートはそれを助けるためのツールのひとつですから、情報の取捨選択は重要であると考えましょう。これは書く必要がないな、と感じたら、思い切って書かないというのもひとつの選択です。そうしないと、ノートはどんどんまとまりを失って、煩雑としたものになってしまいます。
2. 会議の最中のノートの取り方
会議でのノートは、何よりも後で見直すことが大切であるという取り方を第一に考えましょう。会議では、もちろん重要な話しかされませんから、常に緊張感を持っていなければなりません。ですが、だからといって一言一句をノートに書きとるということは不可能です。そういったことを考慮して、自分がその会議で何の情報を得る必要があるのかということを意識するようにしてください。
まずはノートをうまくまとめる、というよりも、メモを取るという感覚を身につけましょう。会議のテンポが速ければ速いほど、これをノートに書くべきかどうか、ということを考える余裕はなくなってしまいます。それを即座に判断できない時には、とりあえずメモを取っておきましょう。
会議でのノートの取り方は、綺麗さよりも情報を漏れなく記録しておけるかどうかということを重視すべきです。会議で話されること、議論されること、伝えられることは全てその場でしか知り得ることができませんから、確実に聞き、書きとっておく必要があると言えるでしょう。
理解した内容をメモしておくということは、常に求められます。書きとるべきだと判断しても、そちらにばかり集中力を割いてしまっては本末転倒です。ですから、理解するという姿勢を持つという大前提は崩さないようにしましょう。
そして、メモをしておいたら、会議が終わった後に必ず綺麗にノートをまとめておくことを忘れないようにしてください。会議の直後には内容を鮮明に覚えていても、記憶はだんだんと薄れていってしまうものです。何日か経った後でもきちんと会議で話されたことを思い出せるように、ノートはきちんと内容を整理しておくべきです。
特に、会議の場で決定したことなどに関しては、確実にノートにまとめておきましょう。メモにとっておくだけでは、ごちゃごちゃとしていてどこに重要な決定事項が書かれているのかがわからなくなってしまいます。メモはあくまでも一時的な措置であると考えてください。
3. アイデアを思い付いた時のノートの取り方
アイデアを思いついた時にも、積極的にノートを取っておきましょう。アイデアは、思いついた瞬間を逃してしまうと二度と手に入れることができません。ですから、絶対にノートに書き留めておくべきです。
アイデアを思いついた時のノートの取り方は、メモを取る形式にこだわらないことが大切です。思いついたことをそのまま、どんどん書いていきましょう。関連していることを矢印で繋げたり、丸で囲んだりしていくと、自分のアイデアが広がりやすくなるのでおすすめです。思いついたら、そこに補足していくことも忘れないようにしましょう。
アイデアを思いついたら、キーワードだけでも書き留めておきましょう。このキーワードは大切なもので、後で見直すと、こういったことを考えていたな、と思い出す手掛かりにすることができます。仕事で役に立てるために、アイデアはとても重要です。ノートに書いておくことで、それを活かせるのであれば、絶対に逃さないようにしましょう。
アイデアは、なるべく無地のノートに書く方がいいでしょう。自由に書くためには、罫線は邪魔になることが多いからです。また、持ち歩くことができるノートにするべきでしょう。アイデアはいつ降りてくるかわかりませんから、常に携帯しておきたいところです。
そして、ひとつのアイデアごとにページを区切る方がより良い使い方であると言えます。アイデアが混在して書かれていると、思考がぐちゃぐちゃになってしまうため、集中して考えるためにはひとつのアイデアにはひとつのページ、という風にきちんと区切りを設けるべきでしょう。
4. 仕事で失敗をした時や行き詰った時のノートの取り方
仕事で失敗した時や、行き詰った時にもノートを取ることをおすすめします。ノートを取ることは、思考の整理をすることにも繋がりますから、落ち着いて考えるべき時にはノートを取るという方法もあると考えてください。
仕事で失敗した時には、まず何が原因であったかを丁寧に挙げていきましょう。この時のノートの取り方で注意したいのは、失敗の再発防止を意識するということです。ですから、まずはきちんと原因を書き出しておかなければなりません。そうすることで、自分がどうして失敗してしまったのかを改めて認識することができるようになるのです。
ノートには、原因から解決策を書き出していきましょう。この時のノートの取り方は、ひとつの解決策だけではなく、いくつかの解決策を具体的に書くというのが理想的であると言えます。そうすることで、のちのちの自分に対して正しい道を示すことができるようになり、バトンを渡すことができるのです。
解決策は、箇条書きにしておくと見やすくなりますし、この時の自分はこうした方が良いと考えたんだな、とすぐに理解することができるようになります。長くなりすぎないように、できるだけ要点がわかりやすくなることを意識してまとめていきましょう。
仕事で行き詰った時のノートの取り方としては、自分が何を問題としているのかをどんどん書き出していくところから始めていくことをおすすめします。課題としていることや、壁となっていることに関して、まずは文字に起こしてみましょう。目に見える形にすることによって、自分が何に悩んでいるのかを整理することができます。
自分が悩んでいることを可視化することは非常に意味があり、もやもやとしていたことも、書き出してみると解決策を考えやすくなるのです。ノートにどういったことで行き詰っているのかを書いていきましょう。この時、少しずつ余白を作っておくことで、そこに解決策を書けるようにしておくとより見やすくなります。
仕事で失敗した時や、行き詰った時のノートの取り方で重要なのは、原因をきちんと書くということです。そこに、どのような解決策や対処法が考えられるかを書き込んでいくというのがベストな方法だと言えるでしょう。まずは原因をまとめるところから始めてみてください。
5. 読書をして得られた知識や感じたものを書き留めておく時のノートの取り方
読書をして知識を得たり、感じるものがあった時にも、ノートを取っておくべきでしょう。読書からはさまざまなことを得られます。ですから、それを無駄にしてしまうのはあまりにももったいないと言えます。知らなかったことを知ったのであれば、それをノートに書いておくべきですし、感じたことがあれば、それをノートに書き留めておく方が良いでしょう。
ノートの取り方としては、得られた知識を書き、その横に自分がどう感じたかを書く、という方法が良いでしょう。もちろん知識を強調したいのであれば、それらをまとめることも大切にしなければなりません。ですが、自分の感情も同じように大切にしてあげてください。
知識のまとめ方においては、文の丸写しはしないということに気をつけてください。文を丸写ししてしまうと、自分の中でそれをどのように理解したかがわからなくなってしまいますし、本当に理解したのかどうかも判断できなくなってしまうからです。
ノートの取り方を工夫してもっと仕事ができる人になろう
ノートの取り方をより改善することによって、仕事ができる人になれるでしょう。仕事において、何かを工夫するということはとても大事ですが、ノートの取り方というのは特に重視しなければなりません。自分が得た情報は、きちんと管理しておいて、それを仕事の中で活かしていくべきだと言えます。仕事ができる人というのは、何事にも手を抜いていません。ひとつひとつの行動に気を配り、どうすれば効率的に仕事を進められるかということに常に気を配っています。仕事ができる人になるためにも、まずはノートの取り方に自分なりの工夫をしてみましょう。