上司とのLINEで失礼のない返信や心がけるべきマナーとは
「上司とLINEで連絡をとるなんて信じられない」とひと昔前までは考えられていたかもしれませんが、昨今、LINEは最も身近で便利な連絡手段として、企業内でも使用されることが多くなりました。上司とのLINEで失礼のない返信の仕方や気を付けるべきマナーについてまとめます。
ビジネスシーンでLINEが重宝される理由
以前はあくまで友人や家族などの親しい人とのカジュアルなコミュニケーションツールとしてのイメージが強かったLINEですが、近年はなぜビジネスシーンにおいても重宝されるようになってきました。まずは、ビジネスシーンにおいてLINEを利用する目的や理由について確認していきましょう。
LINEはすみやかな業務連絡に向いている
LINEは即時性に優れたコミュニケーションツールです。スマホを持っていればすぐに気が付くことができます。急ぎで連絡したい案件などは、メールよりもLINEで連絡をすることで、いち早く見てもらうことが期待できるので、社内連絡でもよく使用されるようになってきたと言えるでしょう。
LINEはチームで情報共有をしやすい
仕事で関わるチームメンバーでグループLINEをすると、情報共有が簡単になります。既読・未読がわかる機能によって、返信をする暇がなかったとしても、全員が読んだかどうかを把握することができるので安心です。
メールでは、CCのメンバーが多すぎて宛先に入れるのが漏れてしまい、情報共有がうまくいかないという事態も起こりがちですが、LINEではそのような心配は無用です。グループLINEに送信するだけで済むので時間短縮にもなります。
LINEはメールの容量オーバーを防止できる
業種や職種によっては、チャットのようにメールが飛び交うこともあります。チリも積もれば山となるで、会社のメールサーバーの容量オーバーの原因ともなりがちです。チャットのようにポンポンとやりとりをする必要がある場合は、メールよりもLINEが便利と言えるでしょう。
LINEは上司と部下の柔軟なコミュニケーションを可能にする
LINEは人と人との距離を縮めることに貢献するコミュニケーションツールです。メールでは改まりすぎた印象で言えないことなどを、気軽に伝えられるといった役割がLINEには期待できます。
たとえば部下が、上司を呼び出すまでもないにしても、少し相談したいような事柄があった場合に、LINEであれば「仕事について少し相談したいことがあるのですが、ランチをご一緒させていただいてもよろしいでしょうか」といったことを言い出しやすくなるかもしれません。
これは、上司側にも言えることです。部下の元気がないような気がした際に、LINEで「疲れているように見えるけど、ランチでもいかが？」といった声かけをすることも可能です。
上司とのLINEで心がけるべきマナーとは？
会社でLINEを使用する以上、上司ともLINEでのやり取りをすることは避けられません。メールに比べてカジュアルになりがちなLINEですが、どのような点に気を付けるべきか、部下として悩む人は多いことでしょう。失礼なく上司とLINEをするために心がけるべきマナーについて解説します。
受信に気付いたらできるだけ早く読む
LINEの優れている点は、その即時性にあります。早く部下に情報を伝えたいため、あえてLINEを使用しているであろうと思われる上司の意図をくみ取り、上司からのLINEを受信したことに気が付いた場合は、できるだけ早く開封して既読をつけるようにしましょう。
返信は敬語を使用する
当たり前ですが、LINEの中であっても上司に対しては普段どおりの敬語を使用するのは不可欠です。LINEでのやりとりになると、ついフランクな言葉を使ってしまいそうになりますが、基本的にはメールと同じような姿勢で使用するのが無難であると言えるでしょう。
たとえば、LINEになると「了解です」といった少しくだけた口調での返信をしてしまいそうになりますが、上司に対してはやはり「承知いたしました」といったように丁寧に返信すべきです。
非常識な時間に送信しない
プライベートのスマートフォンを社内のLINEも使用している場合は言うまでもないですが、会社支給のスマートフォンであっても、非常識な時間にLINEを送ることは避けましょう。
多くの人は、会社支給のスマートフォンであっても、翌日、仕事にスムースに入れるように、自宅でも受信内容をチェックしています。非常識な時間に緊急性のない内容を送信することは、相手の立場に立って物事を考えていないふるまいとみなされます。
ビジネスシーンにおけるLINEは、常識の範囲内の時間でのやりとりとすることを心がけましょう。
上司の性格に合わせる
大変フランクで部下との距離が近いような上司は、LINEでのくだけたやり取りでコミュニケーションを強化したい、部下と仲良くなりたいと考えている場合があります。
上司が積極的にスタンプを使用してきて、部下にもそのような距離感を求めていると思われる場合は、その上司に合わせるとよいでしょう。ただ、あまりにふざけたスタンプは避けたほうが無難です。敬語のスタンプを使用するなどして、マナーを守りながらも楽しいやりとりができると理想的です。
大切な内容は電話で伝える
会社の風土や決まりで、LINEでの連絡を推奨している場合は例外となりますが、体調不良で欠勤する時の上司への連絡などは、電話でするようにしましょう。LINEでひとこと連絡を入れて終わるのは、社会人のふるまいとしてふさわしくありません。
必ず返信する
上司からの連絡事項をLINEで読み、既読をつければ済むような内容であっても、部下の立場としてはできるかぎり既読をつけるのみで終了することは避けたいものです。
一言でいいので、「承知いたしました。それでは明日もよろしくお願いいたします」「本日はお疲れさまでした」といったように、締めとなる返信をすることを心がけると、上司に対する敬意が伝わりやすくなります。
上司とのLINEでのトラブルを防ぐために
LINEは気軽で便利なコミュニケーションツールであると同時に、メールでは考えられなかったようなトラブルを引き起こすおそれがあるツールでもあります。
誤送信に細心の注意を払う
会社支給のスマートフォンを持っていて、仕事用のLINEアカウントがある場合は問題ありませんが、プライベートのスマートフォンとLINEアカウントを仕事でも使用するという会社も数多くあります。
この場合、プライベートなやり取りを友人や家族に送ったつもりが、間違えて上司に送ってしまうという悲惨なトラブルが起こる可能性も十分にあり得ます。
予測変換で全く関係のない言葉を入力してしまったことに気付かずにそのまま上司に送ってしまうという事態に陥らないよう、上司とのLINEは必ず送信前に読み直すようにしましょう。
上司とのLINEは背景画像を一目でわかるものに設定しておくと、他の人とのやりとりと間違えるリスクを減らせるのでおすすめです。
スタンプの誤送信を防ぐ設定をする
スマートフォンは、指先が触れただけでも送信してしまうのが怖いところです。ふざけたスタンプに触れてしまい、そのまま上司に送信してしまうというようなことがないよう、スタンプはプレビュー画面が出る設定にしておくことをおすすめします。
機密情報はLINEで送信しない
LINEはセキュリティ面に懸念があると言われています。顧客情報などの最も重要な機密情報、外部に漏れては困る社内の情報などは、決してLINEで送信してはいけません。
たとえ取り返しのつかないトラブルにつながらなかったとしても、上司からは「LINEで送信してもよい内容と駄目な内容の区別がついていない、社会人として非常識な部下」という評価をくだされてしまうでしょう。
プライベートとの区別がないやりとりは避ける
ビジネスシーンにおけるLINEの活用は、一歩間違えればプライベートと仕事の境目がなくなるというトラブルを引き起こす可能性があります。
上司からのLINEが就業時間外にも頻繁に届いたりするような場合、就業時間外には読まないことで、プライベートの時間であることを上司に気付かせたほうがよいでしょう。それに対して、「なぜ読まない？」と上司から責められるようなことがあれば、人事部やコンプライアンスの担当者に相談するべきです。
LINEの長所を生かして上司からの印象アップを！
部下の立場からすると、「仕事においてまでLINEを使いたくない」「上司とLINEでやりとりするなんて気が重い」などと思ってしまうのは仕方ありません。しかしながら、職場におけるLINEの使用が決定した場合は、上司とコミュニケーションがとりやすくなるチャンスととらえて、前向きに利用してはいかがでしょうか。
一番大切な、面と向かってのコミュニケーションに加えて、LINEでのスムースな情報共有や、マナーを守ったうえでの普段より少しくだけたやりとりができれば、上司からの印象をアップさせることも十分に可能です。
何事も前向きに取り組めば、思いもよらない成果が出ることがあります。LINEの長所を生かして、上司との距離をうまく縮めることで、社会人としてのステップアップを目指しましょう。