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歓送迎会の案内で送る文例や参加してもらうための工夫

歓送迎会の案内として、社内に回すメールや、社外にあてて出す文書の文例をご紹介します。送迎者、歓迎者、移動者の歓送迎会での挨拶の基本についても解説し、また、案内を出す時期や、歓送迎会に出席してもらうためにすると良いイラストを使った工夫などについても紹介します。

歓送迎会の案内を送ろう

歓送迎会をする際に、必ず案内をしなければなりません。案内文は、社内・社外を通してとても重要なものです。ここでは、歓送迎会の案内の役割や文例などをご紹介します。

歓送迎会の案内の役割とは？

歓送迎会の案内の役割は、その会が開催される旨を知らせるだけではありません。歓送迎会の案内が持つ役割は、次のようなものです。

歓送迎会の案内文の文例

歓送迎会の案内は、社内で執り行う場合は基本的にはメールで連絡すれば問題ありません。しかし、定年退職者や役員など、重役を送る場合、取引先などの社外の人達を招く事があります。そういった時はメールではなく、きちんとした案内状を送らなくてはなりません。

まず、

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

など、定型文から始めます。

そして、

「私ども○○部署の　××が定年退職する事となりました。」

と知らせます。この時、身内の事なので退職者に役職名（「部長」など）はつけてはいけません。

定年退職する人物のためにささやかな送別会を行う事を伝えます。

「ささやかではありますが催したく存じます。」

これまでの謝辞を述べ、参加をお願いします。

「貴社には常日頃より大変お世話になっております。もしご都合がよろしければ、ぜひお越しいただきたく、ご案内申し上げます。」

案内状には

「詳細は下記の通りでございます。」

と書き、本文挨拶の下に必要事項を記入しておきましょう。必要事項は

「日時と場所（住所、電話番号）」「会場の地図（最寄駅からの詳細な行き方）」「幹事の名前と連絡先（会社の番号、内線番号、直通番号、携帯電話の番号）」

社外あての場合は、費用を請求しては失礼にあたります。また、出欠の連絡を催促してもいけません。
あくまでもビジネスレターである事を忘れずに、緊張感を持って作成しましょう。

歓送迎会の案内で書くメールの文例

前述の通り、社外には手紙を出さなくてはなりませんが、社内に向けてであればメールを送るのが最も効率的です。

社内回覧
××課員各位


平成○年○月○日
幹事　○○　○○


歓送迎会のご案内


皆様お疲れさまです。この度、○○部長が○月○日をもちまして○○支店の支店長としてご栄転される事になりました。また、○○課長が○○課より当部署の課長として異動なさいます。


つきましては、○○部長の今後の更なるご活躍をお祈りするとともに、○○課長の歓迎の念を込め、下記の通りに歓送迎会取執り行いと思います。


皆様ぜひ万事繰り合わせの上、ご参加くださいますようよろしくお願い申し上げます。なお、後日欠席される事となった場合は至急幹事までご連絡をお願いいたします。


記


１．日時：○月○日（○曜日）○時～
２．場所：○○店（住所～、電話～）　地図
３．会費：男性○円、女性○円


幹事　○○○○（内線　○○）
以上

歓送迎会の案内で多くの人に参加してもらうためにやるべき工夫

歓送迎会の案内をする際には、多くの人に参加してもらうために工夫すべき事がいくつかあります。一体どんな工夫をすればいいのか見ていきましょう。

歓送迎会の案内文を出す時期は余裕を持って１ヶ月程前が理想的

歓送迎会の案内はどれくらい前に出しておけば良いのでしょうか。直前になって慌てないようにしっかり準備しておきたいところですが、目安はまちまちなようです。余裕をもって１ヶ月前くらいに、遅くとも10日前には届くようにしておきたいところです。

参加する方もスケジュールが組みやすいですし、幹事としても早く連絡が来た方がお店の予約などがしやすくなり、会費も決めやすくなります。直前になってばたばたするのは望ましくありませんし、急な誘いですと参加しにくい人も多いでしょう。

不参加のキャンセルが相次いだり、そもそも参加できる人が少なくなってしまったりすると、もう一度プランを練り直さなければならなくなる可能性もあります。

歓送迎会の案内文はわかりやすさを最優先にする

せっかくの歓送迎会、特に歓迎会で迎え入れる人がいるであれば、明るい気持ちでは賑やかに、たくさんの人達で迎え入れてあげたいところです。そのためには、歓迎会に行きたいと思ってもらえるようなデザインの案内メールやポスターを作ると良いでしょう。

歓送迎会の案内を作成する際には主旨がきちんと伝わり、わかりやすいものになるように考える事が最優先です。その上でデザイン性があれば、なお良いでしょう。また、会場の場所がわからない人のために、ポスターやメールには地図を載せると親切です。

日時や場所などの要点を簡潔に案内文に記載する

歓送迎会の案内ポスター作りでは、日時、場所、会費、幹事とその連絡先、申し込み期限を記載する事を忘れないようにしましょう。

そのほか、歓迎会の一連の流れも案内ポスターに記載しておくと、参加を考えている人にとってわかりやすくて良いかもしれません。社長の挨拶など、重役の挨拶がある場合は、顔を立てる意味でもその人達の名前を記載しておくべきでしょう。

案内文にはインターネット上のテンプレートやフリー素材を使う

インターネット上にはパワーポイントでもWordでも作る事ができるテンプレートがあるので、ダウンロードをおすすめします。忘年会や新年会向けのテンプレートもあるので、そういったものとは一線を画すものを選ぶようにしてください。落ち着いた雰囲気のものを選びましょう。

また、フリー素材集などからイラストを探して入れると、歓送迎会の案内ポスターに華が加わります。文字だけのものより、より目を引くポスターに仕上がるはずです。

案内ポスターは歓送迎会のお知らせメールに添付する

ポスターは、掲示板に貼るのが基本ですが、掲示板だとどうしても見る人が限られてしまいますし、素通りされてしまう可能性もあります。そのため、歓迎会のお知らせメールを送信する時に、添付ファイルとして一緒に送るとわかりやすいでしょう。

歓送迎会を成功させるための案内は「わかりやすさ」がポイント

歓送迎会の案内がうまくいけば、よりたくさんの人に集まってもらえるはずです。歓迎される人も、送り出される人も、きっとそのほうが気持ち良く楽しい時間を過ごせるでしょう。

そのために、歓送迎会の案内はとても大切な役割を果たします。ここで紹介した歓送迎会の案内の文例や多くの人に参加してもらうための工夫を素敵な歓送迎会にする第一歩として、ぜひ役立ててください。