情報漏えい対策はきちんとしよう
今日、ネットワークシステムを使わないビジネスというのはなかなか少なくなってきていることでしょう。そのような中で重視しなければならないのが、情報漏えい対策です。情報漏えいは、一度起こってしまうと取り返しがつかないことになってしまいます。
そういった最悪な事態を防ぐためにも、情報漏えい対策は万全を期しておかなければなりません。もちろん自分の勤めている企業ではそういった対策はなされているし、個人的にも十分に管理しているという人も多くいるでしょう。しかし、それでもセキュリティのほんの少しの穴を突いてくるのが情報漏えいの怖いところです。
情報漏えい対策をきちんとしておかないと、個人のミスとしてだけではなく、会社全体の大きな損失、損害に繋がってしまうことになりかねません。そうなった場合に責任を取り切れるかどうかといったところまで、じっくりと考えてみてください。
そういったことを踏まえ、情報漏えい対策が重要なデータだけではなく、自分の身も守ってくれるのだということをしっかりと認識した上で理解を深めていきましょう。
情報漏えいの主な原因はヒューマンエラー
情報漏えいの主な原因は、ヒューマンエラーであると言えます。ヒューマンエラーとは文字通り人的ミスのことであり、それも複雑なデータ破損などが原因ではありません。では、一体どういったことがヒューマンエラーと呼ばれるのでしょうか。
まず、個人情報や重要な資料などのファイルが入ったUSBメモリを社外に持ち出し、紛失したり置き忘れたりするというケースです。これは許可なく勝手に社外に社外秘の資料を持ち出してしまったりして、電車の網棚に置き忘れたり、盗難にあったりする場合のことを指します。情報漏えい対策意識が十分でないと、こういったミスが度々起こってしまいます。
こういったことはまさか自分には起こらないだろうと考え、軽い気持ちで個人情報を持ち出してしまうと、思いもよらぬところでうっかり紛失してしまうということがあるのです。あくまでも最悪のケースを予想し、自分に降りかかった場合の時のことを想定して動くようにしましょう。情報漏えい対策は、一人一人の注意から始まるものなのです。
もしも社外に持ち出しても構わないとされているデータであっても、重要な資料であれば管理には重い責任が課されます。情報漏えい対策の観点から、できれば持ち歩かないようにしましょう。
次に、メールの誤送信が挙げられます。個人情報や第三者に漏らしてはいけない情報が含まれているファイルを添付したメールや、そういった内容が書かれたメールを、宛先を間違えて送ってしまったといった場合がヒューマンエラーと呼ばれる情報漏えいの原因となります。
メールを一斉送信する時や転送する時などに、誤って取引先のメールアドレスにも社外秘の重要な情報を送信してしまったなど、忙しく時間がない時に、焦っていると誰にでも起こり得るケースであると言えるでしょう。情報漏えい対策としては注意力が散漫にならないように気をつけておくことを心がけてください。
また、大切な情報が書かれた書類などをシュレッダーにかけずにそのまま捨ててしまった、といったアナログなミスも情報漏えいに繋がります。そんなことが情報漏えいの原因となるのだろうかと思われるかもしれませんが、企業に関する情報や個人情報は、いつどこで誰が見ているかわかりません。どういったことが起こってもいいように、情報漏えい対策としてはネットワーク上の管理以外にも手元の書類にも気を配っておくべきです。
そして、忘れてはならないのが不正アクセスです。これはセキュリティソフトの更新を行うことで情報漏えい対策となります。どの企業でも、PCを取り扱いネットワーク上での繋がりがあるのであればこういったセキュリティソフトが導入されているでしょう。
情報漏えいを防ぐためにできる４つの対策
情報漏えい対策はヒューマンエラーを防ぐことが第一であると考えて良いでしょう。まずは個人一人一人が情報漏えい対策に対して高い意識を持つことが重要です。少しくらいなら大丈夫だろう、と油断してしまうと、そこから重要な個人情報や社内機密が社外に流出してしまう可能性があるのです。
１．会社の情報は外に持ち出さない
まず基本として、重要だと思われる個人情報や、社内で必要な情報が入った媒体は会社の外に持ち出さないようにしましょう。そういった情報が入ったUSBを飲食店や電車の中などに置き忘れたり、どこかで紛失したり、あるいは盗難にあったりするなど、社外は重要な情報にとって危険な場所でしかありません。情報漏えい対策として一番安全なのは、最初から会社の外に持ち出さないということです。
会社から持ち出していいという許可を得て社外で仕事をする場合にも、不正アクセスによる情報漏えい対策はきちんとしておきましょう。不用意に出先で無関係なネットワークに接続するなど、自分が持っている情報が流出する可能性がある行動は控えるべきです。
２．メールは送信前に宛先を確認する
メールの誤送信については、メールを送る前に宛先をよく確認することは大前提であると言えるでしょう。その他に情報漏えい対策としてできることは、添付ファイル、データの暗号化です。これは送信者と受信者がともに同じソフトを使い、見られるように設定していなければならない場合もあるので注意する必要もありますが、万が一誤送信してしまった場合に、第三者にファイルやデータの内容を知られずに済むために一役買ってくれます。
３．パスワードの管理を徹底する
第三者に見せてはいけない資料やデータを机の上に広げたままにして帰宅したり、パスワードをメモに書いたりしておくのも情報漏えいの原因となるため、絶対に避けるべきです。情報漏えい対策としては簡単な部類に入ることですが、実は一番見落としがちな部分です。自分のパソコンを誰でもいじれるような状態にしたままにしておくと、重要な個人情報を抜き取られてしまう可能性があります。
４．USBメモリは使わない
自分が個人的に持ち込んだUSBメモリ、プログラム、パソコンは使用しないようにしましょう。もしもそれらがウイルスなどに感染していた場合、接続していた会社のネットワーク上にもそれが広まってしまうからです。情報漏えい対策を考えるのであれば、そのウイルスが企業の機密情報を外部に流出する可能性を排除するためにも、不用意に持ち込むべきではないでしょう。
情報漏えいをしてしまった時にとる行動
もしも情報漏えいをしてしまったら、まず上司など責任者にすぐ報告しましょう。自分で何とかしようとせず、早く報告することを心がけてください。情報漏えい対策として、情報漏えいが起こってしまったら自分にできることはそれを発見して報告することだと考えましょう。
情報漏えいを発見した人、あるいは起こしてしまった人からの報告を受けたら、上層部は速やかに対応を始めます。まず不正アクセスなどが原因である可能性があれば、ネットワーク上、あるいはシステム上に異常が残されていないかといったことが証拠となり得るため、現状を保存しておきます。
また、緊急で連絡を入れなければいけない取引先などがあればすぐに一報を入れ、説明をします。逆に、通報を受けた場合は詳しく事情を聞き、後でもう一度連絡ができるように必ず相手の連絡先を控えておきます。
情報漏えい対策として、二次被害を防止するためには、この時点で外部からのアクセスを遮断し、ネットワーク上から切り離しておくべきでしょう。
情報漏えいが起こったらどうなるか
情報漏えい対策が万全であると思っていても、どこかに抜け穴がある可能性は十分に考えられます。そういったところから機密情報が流出した場合、企業は大きな損害を受けることになります。
情報漏えいとして、個人情報や顧客リストの漏えいなどが挙げられますが、そういったことが起こってしまった場合、企業の大きなイメージダウンは免れないでしょう。情報漏えい対策がきちんとなされていない企業に、自分の個人情報を預けたいと思う人はいないからです。
それだけではなく経済的な損失も起こります。被害者となる個人情報を流出してしまった顧客全員に、何らかの形で賠償金を支払うという必要性があり得るからです。企業は情報漏えい対策を重視していないと、デメリットしか負うことがないと言えるでしょう。
情報漏えい対策は個人の意識が大切
情報漏えい対策は、ひとつひとつが難しいものではありません。個人がそれぞれ、意識していれば守ることができるルールなのです。企業が努力することではなく、社員が毎日ほんの少し自覚を持って行動するだけで良いことだと言えるでしょう。
情報漏えい対策として、いくら最新のセキュリティソフトを導入しても、ヒューマンエラーが全てを台無しにしてしまっては元も子もありません。まずは自分が企業にとって重要な個人情報や、機密情報を管理しているのだということを強く意識するようにしましょう。
情報漏えい対策の第一歩として、まず今までしてきたことが本当に正しい対策の在り方だったかどうかを振り返ってみてください。もし自分が少し見直すべき点があるのであれば、ぜひこの機会に情報漏えい対策について考えて、気をつけるべきことを心に留めておくようにしましょう。
