仕事術

議事録は書き方で印象がガラリと変わる！

議事録を書くように上司から指示をされた時、どうやって書きますか？多くのビジネスシーンで書くことが求められる議事録ですが、どのように書けば分かりやすい議事録になるのかお悩みの方も多いことでしょう。

上司からの評価アップにつながる上手な議事録の書き方をご紹介します。会議内容のまとめ方をしっかりと身に着けましょう。

議事録は何のためにあるのか

議事録は、書いている内容がたくさんあれば良いというわけではなく、会議に参加している人が話した言葉を全て文字に起こせば良いというものでもありません。
議事録を書く目的は以下のように大きく2つあります。

１　会議の内容を記録として残しておくため

議事録の役割として、まずは不参加者へ会議等で決まったことを共有するという目的があります。

会議や打ち合わせ等で決まったことや議論したことを、関係している不参加者へ共有するというのは手間がかかる話です。共有する人によって共有の仕方が少し違っていたり、うっかり共有事項が漏れてしまったりすることも考えられます。特に会議の時間が長く参加者が多い場合には、口頭で伝えるのは非常に大変です。

さらに、数ヶ月前にどんな議論が行われたのか等について過去に遡って調べる場合、人の頭の中の記憶だけでは不安がありますので、議事録として残しておくという目的があるのです。

２　会議で決まったことややるべきことを明確にするため

会議や打ち合わせの中で「来週までに資料をまとめておいてね」「○日までに企画のアイデアをまとめておいてね」といったように、参加者に対してタスクや宿題が出る場合があります。

そのタスクや宿題をお願いした側の人とお願いされた側の人が、それぞれしっかりと覚えていれば問題ありませんが、内容や期日を失念してしまうケースがあります。
また、忘れてはいなかったとしても、依頼された側が「依頼された認識がなかった」「違う人のタスクだと思った」というように勘違いしてしまっていることも珍しいことではありません。

そういったことを防ぐためにも、議事録の中でタスクの内容や宿題の責任者、期日の締め切りを明確にしておくことは非常に重要なことなのです。

議事録の書き方のポイント５つ

議事録を書く際、議論が二転三転したことまで細かく書いたり、白熱した議論内容を事細かに内容として書き起こそうとすると、量が多くなってしまい議事録としては読みづらいものになってしまう可能性が高いです。

また、タスクや宿題等の書いてある場所がバラバラだと見逃してしまうというリスクもあります。議事録の上手な書き方のポイントを押さえて、誰が読んでもわかりやすい、読みやすい書類を作成しましょう。

１　議事録は同じフォーマットに統一する

よほど分かりにくい議事録のフォーマットであれば変更してしまうのもやむを得ませんが、原則として議事録のフォーマットは統一することが重要です。

同じフォーマットが使われていると、読んでいる側としては「この議事録のフォーマットは、決定事項が左側に書いてある」「一番下に宿題事項がまとめて書いてある」というように、あらかじめ心構えができるので読みやすくなります。

２　議事録を分かりやすく書けるように4W1Hを目立つようにしておく

いつまでに（When）、誰が（Who）、なぜ（Why）、何を（What）、どのように（How）、対応を行うのかという4W1Hを分かりやすく目立つ場所に明記しておきましょう。

ひとつの事案ごとに、宿題は何か、誰が対応することになったのかなどを書いても良いのですが、議事録を下まで読み進めているうちに忘れてしまったり見落としてしまうこともあり得ます。
そのため、一番下に簡潔にまとめて書いておく、太字かつ色付きにして目立つにようにしておくといった対応をしておきましょう。

３　決定事項は議事録の先に書く

当日に会議や打ち合わせに参加した人だけではなく、不参加だった社員にも議事録を見れば決定事項が明確に分かるようにしておくことが重要です。

また、経緯を先に書いてしまうと、議事録を読み進めないと結論が分からないため読みづらくなってしまいます。なぜその決定事項や結論が出たのかということや、そこに辿り着くまでに誰がどんな発言をしてどんな議論をしたのかという経緯については、決定事項の下に書くことが重要です。経緯よりも決定事項を先に書きましょう。

４　議論したことは簡潔にまとめる

議事録はなるべく簡潔に分かりやすくまとめる方が読み手の負荷が少なくて済みます。

例えば、ひとつの決定事項に対し、参加者のうち賛成者や反対者が誰で一人ずつがどんな意見をもっていたのかということは、議事録では重要ではない場合があります。なぜなら、誰が賛成した・反対したということにかかわらず、決定事項であることには変わりないからです。

大きな反対意見が出て、議事録に記録として残す必要がある場合は、決定に至るまでに出た案を箇条書きにして、簡潔に「○○のため決定」や「○○の懸念があるため却下」のように簡潔にまとめましょう。

５　議事録を書くのに必要な用語は前もって勉強しておく

議事録を簡潔に分かりやすくまとめるために必要なスキルとして、その議論のテーマや用語の意味をよく理解しているということがあります。
文章を上手にまとめようとしても、そもそもどういう議論だったのかがさっぱり分からないということでは、上手にまとめることができません。

議論のテーマをしっかりと理解し、どういった議論になりそうなのか、どういった用語が出てくるのかを、できる限り事前にリサーチして理解しておきましょう。

読みやすい議事録は決定事項や宿題が目立つように書いてある

決定事項や宿題等が簡潔にわかりやすく、目立つように書いてある議事録は読みやすい議事録です。

議事録は、その議題に対しての関係者が多ければ多いほど読む人も多くなるため、分かりやすく書けば書くほど読み手側の読む時間を削減することができます。会議が長ければ長いほど議事録も長くなってしまいがちですが、議事録を読む側としては長い文章を読むのはすごく大変なので、会議の長さに関わらず簡潔に分かりやすくまとめてあることが重要です。

読みにくい議事録は発言したセリフが長々と書いてある

読み手としては、決定事項や理由が簡潔に書いてあれば十分です。セリフがやたら多い議事録や、「○○さん：△△の説明」とだけ書けば十分な内容に対し、「○○さんが△△に対して□□を踏まえた上でのご丁寧にご説明してくださいました。」などと長々と書いている議事録は読みにくいので避けましょう。

会議中に聞き取れなかった箇所がある場合は？

会議や打ち合わせは、必ずしも自分が全てを把握している議論内容というわけではありません。知らない話題や聞いたことがない単語が出てくる可能性もあります。

また、議事録を書くという役割があるとはいえ、意見を求められたり発言しなければいけないシーンもあります。話ながら書くということは難しいため、後から書こうとした時に、何を話したのかが分からなくなってしまう場合もあります。

１　会議のその場で確認する

聞き取れなかった時や不明な点が出てきた時に、大事なことは、その場で不明点をきちんと確認して解消しておくということです。
その場で解決してしっかりと議事録に残しておけば、心配する必要はありません。

後から発言者や参加している人達に確認するという手もありますが、その場で確認することが一番確実であるということを覚えておきましょう。

２　ボイスレコーダーで録音しておく

その場で不明点を解消しておくことがベストな対応ですが、会議内容や参加者によっては「質問できるような雰囲気ではなかった」「あっという間に違う議論になってしまい、質問する余裕がなかった」という場合もよくあります。

そういった場合に便利なのがボイスレコーダーです。ボイスレコーダーで録音しておけば、分からなかった単語や聞き取れなかった内容を後から聞いて議事録に起こすことができます。最近はスマートフォンにもボイスレコーダーの機能が付いていることも多いため有効に活用しましょう。

ただし、その場の会議に参加していて聞き取れなかったことが話し手の声のボリュームによるものだった場合、ボイスレコーダーで聞いても聞き取れないという可能性がありますので、その点については注意が必要です。

議事録の書き方をマスターして上手にまとめよう！

議事録の書き方がメモ書きのようになってしまっていたり、書いている内容に抜け漏れがあったりすると議事録としての役目を果たすことができません。このような議事録では上司からの評価も悪くなってしまう可能性があります。

上司や周りからの評価を上げるためには、議事録をわかりやすく書いて素早くオフィスの中に展開することです。議事録を上手に書くことで「この人は仕事が早くて正確だ」というあなたのイメージが定着させましょう。

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