エクセルで重複データをチェックするならCOUNTIF関数が便利
エクセルの重複データを抽出するCOUNTIF関数の使い方を解説します。重複チェックで抽出したデータに色を付ける、重複データを非表示にする、別シートから重複チェックする便利な方法など多くのデータを扱えるエクセルには必須と言える重複チェックでエクセルファイルのデータ管理をより簡単に行いましょう！
エクセルでは重複データをチェックできます
エクセルで大量のデータを扱っていると同じデータを入れてしまったり、同じデータが入っているデータを渡されたりすることがあります。データの数が少なければ簡単に探せますが、データの数が多い場合は簡単にはいきません。
エクセルではこうしたデータを簡単に探したり、抽出したりすることができます。エクセルファイルの重複設定の手順について紹介します。
エクセルで重複データをチェックするなら関数を使うのがおすすめ
データを間違って入れてしまったけどどのデータだったのか分からない。そんな時に重複チェックを簡単に行えると良いなと思いますよね。データ量が多くなるとどの値にどれだけ重複があるのか分かると、とても便利です。
エクセルファイルのデータから重複を抽出するための関数を使った重複チェックの手順を確認しましょう！
エクセルで重複データをチェックできるのはCOUNTIF関数
COUNTIF関数は条件をチェックするセル範囲と検索条件を入力します。入力の仕方としては「＝COUNTIF(範囲、検索条件)」となります。COUNTですので、重複する個数を表示します。
この関数を使えばあるデータの重複がいくつあるのか簡単に調べることができます。例えば以下のデータの「10」がデータ上にいくつあるかCOUNTIF関数を使って数えてみましょう。
E2に重複数を表示します。範囲はC1:C10として検索条件を「10」にします。
検索結果は以下のようになりました。データ数は「２」です。確認してみると正しいのが分かりますね。「２」はデータ数を示しているので、成績「１」の重複チェックを行って見ると、データがないので「０」と表示されます。
同様のことはすべての値に対して行うことができます。すべてのデータに関して重複データがどれだけあるのか数えてみましょう。データの数が多くなればなるほど重複データがどれだけあるのかチェックする必要があります。こうした関数の使い方は必ず覚えておくようにしましょう。
COUNTIFで重複チェックしたデータを別シートに出力する方法
重複チェックをするのは同一シート内で行うだけではありません。重複チェックは別シートと行う場合があります。別シートで行うことでデータの結果を別々に管理することも可能になります。ここでは別シートの値との重複チェックを行う方法をご紹介します。
別シートでもCOUNTIF関数が使える
別シートでもCOUNTIF関数を使うことができます。「＝COUNTIF(範囲、検索条件)」の範囲を別シートにすれば簡単に重複をチェックすることができます。実際に別シートとの重複をチェックしてみましょう。先ほどと同じデータを使って見ます。
こちらのシートは「成績」なので以下のように設定します。重複チェックの結果は「成績検索」のシートに表示します。範囲には先ほどと違い「成績!」を追加しましょう。検索条件は「10」で先ほどと変わりません。
結果は以下のようになります。シートは別ですが結果は同じになりますよね。
以下のような形式にすると「成績」に数えたい成績の数値を入れると、そのデータ数が表示されます。
関数の設定の仕方は以下のようになります。簡単に設定できますし、この方が応用は利きますよね。先程は検索条件に直接数値の「10」を入れたのですが、ここをA5にすると、A5のセルに入力した数値でデータ数が表示されるわけです。こうした工夫が簡単にできるので、エクセルの関数はとても便利です。
異なる２つのシート間で重複チェックをする方法
２つのシートの間で重複チェックをする場合があります。例えば先程のデータ。別のシートに成績データの一覧１～10まであれば、どのデータにどれだけの重複があるのか簡単に表示できます。ここでは実際にその重複チェックをしてみましょう。
これらのどの成績がどれだけ重複があるのか、「成績一覧」シートに表示します。成績結果シートのデータですので「成績結果！」を範囲に追加します。検索条件を「A2」とします。
さらにすべての成績データについて、データ数を表示するようにすると以下のようにします。こちらのデータ数はその数値がいくつかあるかを示しています。重複しているのは２以上の数値で表されているものです。別シートでも簡単にデータ数を表示して重複チェックをすることが可能です。
チェックした重複データを抽出したい時はCOUNTIF関数とIF関数を組み合わせる
重複項目を見つけるにはCOUNTIF関数を用いるということはすでに述べました。しかし、COUNTIF関数は重複している数をチェックするだけで抽出する関数ではありません。そのため重複項目を見つけるにはIF関数を組み合わせる必要があります。
COUNTIF関数とIF関数を組み合わせる方法
COUNTIF関数は個数を調べるだけなので、この関数にIF関数を組み合わせて使うと個数だけではなく「重複」と表示させることができます。重複チェックではIF関数を組み合わせて表示させましょう。先程せっかくCOUNTIF関数を使っていますので、その隣に「重複」と表示させてみましょう。まずは成績の項目を作り、COUNTIF関数で重複チェックとしてその成績がいくつあるか表示してみましょう。
注意しなければいけないのは重複しているのは数字が「２」以上のものです。「１」は数が１つあるという意味で重複しているわけではありません。そこでIF関数では数値が１より大きいのものだけ「重複」と表示するようにします。
完成したのが以下の表です。数字が２以上のものを重複と判定していますよね。これで重複チェックが完了です。今回は偽の場合を指定していませんので、「FALSE」と表示されています。
このようにIF関数と組み合わせると簡単に重複かどうかを表示することが出来ます。今回は重複かどうかの表示なのですが、○×などの表示もすることができます。その場合は、先程の画面の「真の場合」に○、「偽の場合」に×を入力しましょう。実際に入力すると以下のようになります。こちらの方が見やすいかもしれません。
重複しているデータの数だけだとすぐに重複しているかどうかは分かり難いですが、○×を使うなど工夫してみましょう。自分の見やすい形で表示させることができるのもエクセルの特徴ですね。
チェックした重複データに色をつけて見やすくする方法
重複チェックで色をつけて、重複しているデータを見つけたいと思うことがありますよね。色を付けるとどのデータが重複しているのか一目瞭然です。重複チェックをして色をつけるには、条件付き書式を使って行うことができます。条件付き書式を使って重複データに色をつける方法を紹介します。
条件付き書式で色を付けよう
条件付き書式で色を付ける方法は以下のようになります。先ほどと同じ成績のデータを使って色を付けてみます。C列を選択し、ホーム画面の「条件付き書式」をクリックします。その後で「セルの強調表示ルール」を選択し、重複する値をクリックします。
以下のような画面が出てきますので、「重複」値を選択し、書式は濃い赤の文字を選択します。
結果は以下のようになります。色を変えたい場合は書式を変更するようにしましょう。ただこちらの場合は値によって色分けできないので、重複するデータが多いと見難いかもしれませんね。
チェックした重複データを削除したり非表示にする方法
重複項目を一括して削除したいときがありますよね。ひとつひとつ重複しているデータを削除していくのは面倒です。また、重複項目を削除するのではなく非表示にしたい場合もあります。エクセルでは重複項目を削除したり非表示にしたりすることができます。
重複データを削除する方法
先程の成績、A、B、C列を選択し、データ画面の中の「重複の削除」をクリックします。
以下の画面が出てきますので、列の条件を入力します。3つ選択されている状態は3つの値がすべて重複している値を削除することになります。
この3つの値が全て重複しているものはないので「成績」のみチェックした状態で重複削除をしてみましょう。結果は以下のようになります。
重複している後の行が削除されました。先程のデータと比較するとそれが分かりますよね。元に戻すことはできませんので、削除する際はデータを保存しておくようにしましょう。
重複データを非表示にする方法
もう一度先ほどと同じ成績のデータを使って重複項目を非表示にしてみましょう。まず、データの「詳細設定」をクリックします。以下の画面が出てきますので、C2:C11を選択します。「重複するレコードは無視する」にチェックを入れます。
結果は以下のようになりました。先程の重複削除した値と同じものが残っていると思います。さて、削除したデータと非表示にしたデータには大きな違いがあります。何か分かりますか。一番左の部分。数字が省略されていますよね。つまり非表示なのでデータが消えているわけではないということです。
そのためデータの「クリア」をクリックすると元に戻ります。これならばデータが消えるわけではないので、バックアップは必要ないですよね。
エクセルで重複データチェックして仕事をスムーズにしよう
データの重複は様々な方法で検索することが可能です。また、その重複項目を表示するだけでなく、色を付けることや、削除や非表示にすることもできます。
ただ重複する項目を削除する場合には注意が必要です。一度削除してしまったら元に戻すことはできませんし、重複データのどちらを削除すればいいかのルール作りも必要でしょう。重複チェックを行ってデータを修正する場合は必ずバックアップを取るようにしましょう。