退職願の理由は？書き方や退職する時に知っておきたいこと
退職願を書く機会はあまり多くありません。そのため会社都合や自己都合になる理由などもあまり気にする方がいないかもしれません。いつか来る会社を退職する日のために書き方を覚えておきましょう。退職願、退職届、辞表の違いや一身上の都合以外の理由など退職に関する疑問を解決します。
退職願に書く退職理由は一身上の都合でいいの？
皆さんは退職願を書いたことがありますか？退職したい旨を会社に伝える為に書く書類ですが、いざ書こうとなると退職理由の書き方に悩むこともあるでしょう。「一身上の都合により」と書くのが当たり前にもなっていますが、退職理由は本当にそれで良いのでしょうか？そもそも一身上の都合とはどういうことなのか？退職願を書く上での疑問を解決します。
退職願と退職届と辞表の違い
まずは退職願のことについて勉強しましょう。そもそも退職願と言う言葉がありますが、他にも退職届や辞表など同じような意味のものがあるように思えますよね。でも実際はそれぞれに意味があります。
それぞれの意味について
退職願 →「会社が承認した時点で退職が決定される」
退職届 →「提出した時点で退職が決定される」
辞表→役職者や公務員が使用する「退職願」
それぞれの書類には上記のような違いがあります。「退職願」と「退職届」ですが、自己都合と会社都合により分けられているとも言われますが、これは間違いです。
退職願、退職届、辞表はあくまで退職する意思を記した書類です。自己都合の場合はこれらの書類を提出しますが、会社都合の場合はこれらの書類を提出する必要はありません。会社都合で退職願や退職届を出してしまった場合は自己都合とされる可能性もあるので注意しましょう。
自己都合退職とは転職、病気、結婚など自らの意志で退職した場合。その他に、会社で問題を起こし懲戒免職になった人も該当します。会社都合退職とは倒産、リストラ、定年、会社の諸事情による退職です。自分の意志ではなく、会社から退職を余儀なくされた場合が該当します。
よく問題になるのが、会社都合だと思ったら自己都合で処理されていたということがたまにあります。双方の認識の違いが生まれてしまった結果ですが、退職は円満退職にしたいものですよね。その為にもしっかり確認しましょう。
退職願の提出時期は会社の就業規則を確認する
退職願の提出時期ですが、退職の意思を伝えると同時に提出するわけではありません。まず、上司に退職の意思を伝え、承認をもらった後に提出するものです。いきなり相談も無しに退職願を上司に提出したら、「社会人としてどうなの？」と思われてしまいます。退職する旨を上司に報告し、承認をもらってから提出するようにしましょう。
また、どれぐらい前に上司にその旨を伝えるかということですが、会社によって違います。２週間や１ヶ月、３ヶ月という会社もあります。これは、会社の就業規則に記載されているのでしっかり確認しておきましょう。就業規則で退職願の提出時期が決められていない場合でも、1ヶ月以上前までには退職の意思を申し出て提出しておく方がいいでしょう。
仕事の引継ぎをせずに退職してしまうと、会社に多大なる迷惑を掛けてしまいます。「辞めるから関係ない」という思いもあるかもしれませんが、社会人の常識としてスムーズな引継ぎを心がけるのも大切です。
退職願の書き方
退職願を書くときは、まず会社側で退職関係の書類があるかどうか確認し、指定の書き方や用紙がある場合は、そちらの方法で作成します。最近では会社側が用意していることが多いので、最初に確認しましょう。特に指定がない場合は、下記の書き方を参考にしてください。また、基本縦書きになります。
退職願の書き方
･最初の１行目は、行の一番下に私事と記入
･退職日は、上司や会社側と相談の上、合意した日付を記入
･退職願を実際に提出する日付、部署、氏名を記入し捺印
･会社の正式名称と社長の氏名を記入（書き出しは自分の氏名より高い位置）
･封書は白無地のものを使い、表に退職願、裏に所属部署と氏名を記入
このように記入したら封筒に入れるのですが、その際に封はしません。それを上司に手渡しで提出します。
退職願に書く退職理由の書き方
では、退職理由はどのように書けばいいのか、まずは先にも述べた様に自己都合と会社都合がありますが、会社都合の場合はそのままの理由を記載します。例えば「人員整理の為」や「会社の諸事情の為」などで問題ありません。
次に自己都合ですが、日本では退職理由の書き方として「一身上の都合」というのが一般的です。一身上の都合は簡単に言えば個人の都合のことです。ケガや体調不良、あるいは家族の転勤や、家族の介護なども当てはまります。つまり、自己都合退職のほとんどの場合の退職理由が一身上の都合に当てはまるということになります。
退職願に書く退職理由は「一身上の都合」で良い
では、なぜ一身上の都合という言葉でいいのかということですが、理由としては以下が挙げられます。
一身上の都合と書く理由
･上司にはちゃんとした理由を説明しているから
･暗黙の了解になっている
･わざわざ本当の理由を退職願に書く必要が無い
つまり、文面上は一身上の都合にしているだけで、上司や会社にはしっかり退職する理由を伝えているので、改めて書く必要が無いということです。上司への説明の際には「一身上の都合です」と言わないようにしましょう。
退職願の退職理由の書き方は今も昔も変わらない
退職願に書く退職理由については今も昔も変わりません。基本は一身上の都合と記載しましょう。それ以外の理由をどうしても書かなければいけない場合があるかは分かりませんが、その時は正直に書けば問題ありません。