退職願の折り方と提出マナー
退職願の折り方は四つ折か三つ折か、封筒や用紙のサイズはB５かA４か、これから退職願を準備する方が気のなる退職願の折り方や提出マナーを紹介します。封筒に入らない退職願では退職する会社に失礼にあたります。退職するからといって油断せずに最後まで気を抜かず対応しましょう。
退職願は正しく折って封筒へ入れよう
就職しようとするときに必要な履歴書や職務経歴書は、サイズに合わせて折らずにいれる封筒を使用します。ですが、退職しようとするときに必要な退職願は、大きな封筒を使わず一般的な手紙用の小さな封筒を使います。辞める時も好印象を与えるために、どのような折り方・入れ方が望ましいのでしょうか。
退職願の用紙の選び方
仕事をしているのを辞めるわけですから、多少なりとも相手に不快感を与えてしまうことは避けられません。まして、退職願は直属の上司に提出することが一般的ですので、今までお世話になった方に少しでも気に障らない方法を選択することが大切です。
退職願の用紙は最後の挨拶状になるわけですから、用紙もよく吟味して選びましょう。
- 個性を主張しないで、もっとも常識的とされる「白」を選びます
- 一般的なサイズはＢ５の便せんですが、会社で規定がある場合は会社の規定に従います
- あまりにも薄手のものではなく、少し厚めの用紙が良いです
退職願の封筒の選び方
Ｂ５の便せんを選んだ場合は、一般的な封筒のサイズである「長４封筒」を選びます。サイズは90mm×205mmです。この場合も、真っ白のものが相手に失礼な感じを与えませんので、白を選びます。郵便番号を記すように赤の箱が書かれたものもありますが、そのような封筒ではいかにもあり合わせの感じがしますので、何の印刷もない真っ白の封筒を買いましょう。
会社の規定でＡ４サイズの退職願が決まっている場合は、さきほどの封筒よりもちょっと大きめの「長３封筒」を選びます。サイズは120mm×235mmです。Ｂ５サイズの用紙の時と同じく、郵便番号の枠などが無い真っ白のすっきりした封筒を選択します。
退職願の折り方
退職願の用紙がＢ５のときは長４封筒を選び、用紙がＡ４のときは長３封筒を選ぶならば、退職願を三つ折りにするとスッキリ入るサイズとなります。上手に入らないからといって、四つ折りにするのは相手に対して失礼な感じを与えてしまいます。どうしても三つ折りにして上手に入れられないときは、１サイズ大きめの封筒を買うかして、四つ折りにすることは避けましょう。
退職願の封筒の封の仕方
手渡しで退職願を渡す時には、退職願を入れた封筒に封をしません。上司なり人事課の担当社員なりが受取ってすぐに中身が読めるように、折る時にも文末が用紙の内部になるように折りましょう。退職願を郵送する場合は、封筒に封をする必要があります。その場合は、封をした部分に「〆」のマークか、「封」のマークを書いておきましょう。
退職願の書き方や出し方も、押さえておきましょう
退職願を書く用紙や、退職願を入れる封筒、封の仕方をマスターしたところで、実際に退職願を書く方法について学んでいきましょう。
退職願に記入すべき事柄
退職願には、辞めるに至った経緯や今後どうしたいのかなどの詳しい情報を記す必要はありません。結婚により辞める場合は、お祝いごとですので「結婚により」と書く場合もあります。ですが、基本的には「一身上の都合により」が退職願の書き方の通例です。理由ではなく、いつから仕事を行わないのか、所属部署はどこなのかだけを簡潔に記すべきです。
○○株式会社
△△（会社の代表者の役職名）
△△（会社の代表者）殿
この度、一身上の都合で、来たる○○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申しあげます。
所属部署
（印）氏名
以上
手書きでもパソコンでも、基本的にはどちらでも問題はありませんが、最後の氏名だけは手書きにするようにしましょう。
退職願の出し方マナー
退職願を出す時には、封書をいきなり渡すのはマナー違反と捉えられることもあります。あらかじめ、直属の上司にいつごろ、どんな理由で辞めたいと考えているかを話しておき、実際に辞めようと思う一ヶ月前ごろに文書での退職願を提出することが良いでしょう。
突然、辞めることが決まった場合でも、最低でも２週間前には退職願を出すようにします。関わっている社内プロジェクトや社外での取引等の引き継ぎもありますので、突然辞めることで会社に被害が起こらないように最善の努力を尽くすべきです。
退職願を郵送するときのマナー
体調不良で会社に行けず、いつ復帰できるか分からない等、退職願を郵送する必要があるときは、どのように送ることができるでしょうか。退職願をいれた封筒にのりと「封」もしくは「〆」マークで封をし、退職願が入っている旨を知らせるカバーレターを添え、一回り大きな封筒に入れて直属の上司もしくは人事課に郵送します。
この際に気をつけるべき点は、直接退職願に住所や宛て名を書かないようにすることです。さいごまで、マナーを守って跡を濁さないように退職しましょう。
退職したからと言って会社関係の人と一生合わないわけではありません。仕事上やプライベートでまた付き合う人も出てきますので、最後まで「良い印象の人」でいられるように努力しましょう。
退職願を郵送するときは正しい折り方で封筒に入れるのがマナー
退職願は退職の意思を会社に示す公式書類です。社会人としてマナーある提出の仕方をするべきですから、折り方にも配慮をしてください。美しい退職願を提出して、次の人生を気持ちよく歩き出しましょう。