退職願の用紙についてと本文や封筒の書き方
会社を辞める気持ちが固まったら、前もって退職願を提出するのがマナーです。あまり書くこともないのでどう書いたらいいか悩みますよね。退職願を書く時の用紙や文章構成についてまとめましたので参考になさってください。
退職願を書く時、用紙はどうしたらいいの？
何らかの事情があって会社を退職しなければならない時、退職願を提出する必要があります。なかなか書く機会もないので、退職願のマナーが分からない方も多いのではないでしょうか。ここでは退職願を書く用紙について詳しくご紹介します。これから退職する予定のある方はぜひ参考になさってください。
退職願の用紙のサイズに決まりはあるの？
退職願に使う用紙はＢ５の便箋を使うのが一般的です。ただし、特に決まりはありませんのでＡ４サイズの用紙でも大丈夫です。
市販の便箋用紙でも、コピー用紙でも何を使っても構いません。ただし、会社側で退職届を書く専用フォーマットがあるならばそちらを使用してください。
退職願は縦書きと横書き、どちらがいいの？
退職届は縦書きで書く場合が多く、横書きよりも改まった印象を与えます。会社側で横書きの指定がある場合はそれに従いましょう。
退職願は手書き？それともパソコン作成？
退職届はペンを使って手書きで書く場合がほとんどです。退職理由は色々あると思いますが、少なからず今までお世話になった会社です。感謝の気持ちを込めて丁寧に書きましょう。また会社によってはパソコン作成OKという場合もあります。辞める気持ちが固まったら確認してみましょう。
退職願の用紙に罫線は入っていてもいいの？
白紙でも罫線入りでも構いません。白紙の方が良いとも言われていますが、字が曲がって読みにくくなるのでは本末転倒です。罫線入りで字の形が整っていた方が読みやすく、会社側にも失礼になりません。
また、コピー用紙などの白紙に書くなら、下に罫線入りの紙を敷いて書くとまっすぐに書けます。市販の白紙便箋には罫線入りの下敷きが付いていることも多いですので、そちらを使用してもいいでしょう。
退職願はどんな封筒に入れたらいいの？
白い無地の封筒に入れるのが良いですね。よくある茶色の封筒は事務連絡などのビジネスに使うものなので、重要な退職願を入れるのはふさわしくありません。それに他の書類と交じってしまう可能性があります。また、封筒の大きさも色々あります。便箋のサイズに合った大きさの封筒を選びましょう。
退職願についてのよくある疑問
用紙以外でも退職願について疑問に思うことがあるかと思います。よくある疑問についてもまとめましたので参考になさってください。
「退職願」と「退職届」の違いは？
タイトルは「退職願」なのか「退職届」なのか迷う方もいるかと思います。両者の違いは何なのか簡単にご説明します。
- 「退職願」はソフトな印象で、交渉の余地がある。会社都合で辞める場合。
- 「退職届」は何があっても辞めると辞意が固まっている印象。自己都合で辞める場合。
一般的には「退職願」と書くことが多いです。「退職届」と書くとこちらの意思を一方的に伝える感じで強いイメージを与えますし、あとで撤回することができない可能性もあります。退職の意思が固まっていてもソフトな印象である「退職願」と書いた方が無難なために使われる率が高いのです。また、退職願と退職届は両方提出する必要はありません。どちらか１つ書けば大丈夫です。
退職願は誰に提出したらいいの？
退職願の宛名は社長名ですが、直属の上司に提出するのが一般的です。社長に退職願を直接提出して、あとで社長から上司に状況を聞いた時に上司が何も知らなかったでは上司の立場がありません。上司の立場なんて気にする必要はないと思う人もいるかも知れませんが、社会人として考えた時、礼儀や義理を欠かさないのは大切なこと、できるだけ波風立てずに去るのが大人のやり方です。
退職願の書き方について
これまで用紙サイズなどの一般的なマナーについて確認してきました。ではいよいよ本文を書いてみましょう。具体的な書き方についてご紹介します。
退職願の構成について
退職願を書く場合の文章構成についてまとめました。縦書きと横書きでは記入する順番が少し違いますのであらかじめ確認しましょう。
縦書きの文章構成
- 一行目の中央に「退職願」と本文より大きめの字で書く
- 一行あけて行の一番下に「私事、」または「私儀、」
- 一行あけて本文
- 本文から一行あけて、行の下半分に「日付」「所属部署名」「氏名」
- 氏名の下に認印を押す
- 一行空けて、行の一番上から「会社名」「社長名」
横書きの文章構成
- 一行目の中央に「退職届」
- 一行あけて行の右側に提出日
- 一行あけて行の左側に「会社名」「社長名」
- 一行あけて行の右側に「所属部署名」「氏名」
- 氏名の横に認印を押す
- 一行あけて本文
- 一行あけて右端に「以上」
ポイントは社長名を上に、自分の名前を下に書くことです。社長名には「様」または「殿」を付けましょう。また、日付は退職日ではなく退職願を提出する日を書きます。
手書きでもパソコンで作成した場合でも、認印は忘れずに押してください。特に手書きの場合は押し間違えると最初から書き直さなければなりませんので気を付けてくださいね。
退職願の本文の書き方について
退職願の本文は短くまとめましょう。一般的な本文の書き方について例文をご紹介します。
「この度、一身上の都合により、来る平成○年○月○日をもって退職させていただきたく、ここにお願い申し上げます」
辞める理由を詳しく書く必要はなく「一身上の都合」と書くのが一般的です。本文中の日付は退職する日を書きます。
退職願の封筒の表書きについて
本文を書き終えたら封筒に入れますが、封筒にも書き方のマナーがあります。これらを縦書きで書くようにしてください。
- 表は真ん中に「退職願」と書く
- 裏は左下部に「所属部署名」「氏名」を書く
退職願を出すのは上司と相談してからにしよう
退職の意思が決まったら、まずは上司と相談することが大事です。引き継ぎなどの都合もありますので、相談して退職日を決めてから退職願を提出しましょう。