退職願の封筒の書き方や入れ方の疑問を解決
会社を退職する事が決まったら、用意するのが退職願です。退職願をそのまま会社の上司に渡すわけにはいかないので、封筒に入れて渡します。その時の封筒の書き方はどうすれば良いのか疑問を持つ方も多いでしょう。退職願は書く機会があまりないのでわからなくて当然なのです。封筒の正しい書き方、入れ方、折り方、封筒を選ぶ際の色やサイズなど、退職願の封筒に関する疑問を解決します。
退職願を入れる封筒の色は白色を選択する
退職願の書類を入れる封筒の色は、茶色と白色どちらを使用するべきでしょうか。特に指定はないのですが、できれば白色の封筒を使うのが望ましいでしょう。
茶封筒というのは主に事務系の書類を入れるのに使われます。その為、退職願を入れる封筒には適さないと言われています。できる限り白色の封筒で、郵便番号欄のない封筒が一番良いと言えるでしょう。
しかし、白色の封筒がないからといって改めて買う必要もありません。白色が良いと言われていますが、茶色の封筒でもマナー違反というわけではないからです。というのは前述した通り封筒の色には特に指定がないから、というのが理由になります。
退職願を入れる封筒のサイズは長形３号を使用する
A４サイズで退職願を作成した方は、用紙が３つ折りで入る長形３号の封筒を使用しましょう。Ｂ５サイズで退職願を作成した方は、同じく３つ折りで入る長形４号の封筒を使用しましょう。
Ｂ５サイズで退職願を作成して長形３号の封筒しかない場合は、そのまま使用しても大丈夫です。その逆で、退職願が入りきらない小さな封筒は絶対に避けてください。
退職願は労働契約をするために必要な正式な書類なので、上司から適当に用意したな、と思われると自分に対する印象が悪くなる可能性もあります。
むりやり封筒に入れるのはイメージが良くないので、退職願がはみ出ることがないように気をつけましょう。
退職願は万年筆かボールペンで記載する
退職願に使用する封筒書き方は非常にシンプルです。封筒に書く時は万年筆かボールペンを使って書きましょう。
ボールペンを使って書く時の注意点は、消せるタイプのボールペンは使用しない事。これは履歴書や職務経歴書など、重要な書類全般に言えることですが、消せるボールペンを使用すると書き換えられる可能性があります。退職願も同様なので必ず消せないタイプのボールペンを使用しましょう。
では封筒にはどのように書くのか、封筒の表面と裏面で分けて見てみましょう。
退職願の封筒の表面の書き方
中央に大きめの字で【退職願】と縦に記載しましょう。バランス良く書く事が重要です。
退職願の封筒の裏面の書き方
左下に【所属部署と氏名】を書きましょう。上司に直接手渡しするので住所を書く必要はありません。
退職願は上司に直接手渡しする場合が殆どなので住所を記載する必要がありません。その為このようなシンプルな構成になるのです。
極まれにですが、会社によっては郵送で退職願を要求される事があります。その場合は会社の住所や、自分の住所を書く事が必要になるので書き漏れがないようにしましょう。
退職願を封筒に入れるときは本文が内側になるように３つ折にする
退職願を封筒に入れるときは、３つ折りが正しい折り方になります。４つ折りだと折り目が多くなり、開いたときに見にくくなります。しかしまったく折らずに封筒にいれてしまうと、場所をとってしまいます。その為３つ折りが推奨されているのです。
退職願を折るときは本文が内側にくるように折ります。そうする事で封筒から退職願の中身が透けるのを防ぐことができます。退職に関する書類なので、封筒からも中身が見えないように注意しましょう。
このように３つ折にした状態で、封筒から取り出した際スムーズに開けるように、開く方向が表面になるように封筒に入れます。これで退職願の封筒は完成します。
退職願いを入れる封筒はのりで封をしない事
最後に退職願の封筒には、のり付けして封をする必要はありません。それは直接上司に手渡しし、本人の前で開封するからです。会社によっては封筒を受け取らずに中身の退職願のみを要求される場合もあるので、なお更封筒に封をする意味はなくなるでしょう。
しかし退職願を郵送する場合は中身がでないように、しっかりとのり付けして封をしましょう。郵送途中に中身が出てしまっては一大事です。そのような事がないように細心の注意を払いましょう。
退職願を入れる封筒はしっかりと準備すること
退職願の封筒の書き方や入れ方をまとめると
- 封筒は郵便番号欄のない白色の封筒を用意する
- 封筒のサイズはA４用紙が３つ折りで入る長形３型の封筒を用意する
- 退職願は本文が内側になるように３つ折にする
- 封筒の表面の「退職願」、裏面には「所属部署･氏名」を明記する
- 手渡しの場合は封筒に封をしない
- 郵送の場合はのりでしっかりと封をする
上記のような手順で退職願の封筒を作成していきます。少しややこしいかもしれませんが、実際に封筒を用意してみると意外と単純なので、迷うことなく準備できるでしょう。
退職願の準備がまだの方は、封筒と合わせて用意しておきましょう。早めに準備しておくと、いざという時に慌てず対応できるでしょう。
たかが封筒ですが、退職願という自分の将来に関わる書類なのでしっかり準備して円満退社をする事が大切です。
