上司に催促メールを送るのは悪いことではない
上司から返信メールが来ないと、仕事が進まないことも多々あるでしょう。しかし、それを直接上司に言うのはなかなか難しいものです。早く返信してください、などと言ってしまえば、確実に失礼な人間だと認識されてしまいます。
そこで、上手い催促メールを送り、上司に返信してくれるように遠回しにお願いをしてみましょう。上司に何かを催促するのは気が引ける、と感じる人もいるでしょうが、催促メールを送るのは決して悪いことではありません。
ビジネスにおいて、メールのやり取りをすることはごく自然に行われる行為です。それが滞っているから催促するというだけのことですから、全く引け目を感じる必要はないのです。
ただし、催促メールは上司に送るものです。目上の人に送るということはきちんと意識して、マナーを守ったメールを送りたいところです。
上司から返信メールが来ない時の催促メールの書き方の例文
実際に例文を使って書き方を説明していきます。
件名：７月10日企画書提出の件
鈴木部長
お疲れ様です。
７月10日に、メールにて企画書を提出致しましたが、その後ご確認いただけましたでしょうか。
念のため、再度企画書を添付しておきますので、ご確認ください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
それでは失礼致します。
山田
以前に企画書を提出したけれど、返信が来ないというケースを想定した場合の催促メールです。
７月10日にメールを送信した、ということが書かれているので、上司はメールを探しやすくなっています。
また、「まだ返信してもらっていません」「返信して下さい」などの強い口調で文を書いていないため、相手に圧迫感を与えていません。そういった言葉を使うと、上司に対して失礼にあたります。あくまでもこちらの方が立場が下であるということを忘れないようにしましょう。
企画書を再度添付するというのは、万が一上司がメールを見つけられなかった場合や、メールを探している時間がなかった場合などを想定しての配慮です。本来ならばしなくても良いことですが、議事録や企画書などの、添付しておけばわかりやすいデータは添付してしまった方が話が進みやすくなる可能性が高いです。
「お疲れ様です」「よろしくお願い申し上げます」「失礼致します」などの挨拶は、きちんとしておきましょう。他の言葉遣いが丁寧でも、挨拶をないがしろにしていると一気に不躾な印象を与えてしまいます。
上司に返信の催促メールを送る時の書き方で注意したいこと
実際に上司から返信メールが届かないために催促メールを送る時には、気をつけておきたいことが８つあります。
１．上司に返信の催促メールを送る時には簡潔な文面を心がけよう
上司は一日に数多くのメールを受け取っています。ですから、余計な手間を取らせないようにしましょう。用件は簡潔に、伝えたいことだけをはっきりと伝えられるメールを書くように心がけてください。
忙しいところ催促をしてしまって申し訳ない、という気持ちがあったとしても、それをくどくどと書き連ねるのは不必要です。そういったごちゃごちゃした文面の方が読みづらく、時間をとってしまうため、逆に迷惑をかけてしまうことになりかねません。
２．上司に返信の催促メールを送る時は文面を攻撃的なものにしないようにしよう
催促メールとは、自分にメールの返事をお願いするためのメールを指します。ですから、決して高圧的な物言いをしたり、相手を不快な思いにさせたりするような言葉遣いをしてはいけません。文面はやわらかくするべきです。
怒っているような雰囲気や、早くしてほしい感じがありありと感じられる催促メールを受け取れば、上司は気分を害してしまいます。たとえ上司がメールの返信を忘れてしまっていたということに対して憤っていたとしても、それを催促メールで相手に伝えてしまうのはやめておきましょう。
３．上司に返信の催促メールを送る時は相手が目上の人であることを意識しよう
返信の催促メールを送る時に気をつけたいのは、相手が自分よりも目上の人であるという意識を強く持つことです。早く返信してほしい、と友人に催促する調子でメールを送るわけではありませんから、失礼がないようにすることを第一に考えるべきです。
この場合の失礼がない、というのは、面と向かって上司と話している時のことを思い浮かべてみればわかりやすいでしょう。下手に出たり、相手を立てたり、会話の中では気を遣っているでしょうから、メールでもそれを反映させましょう。
４．上司に返信の催促メールを送る時は敬語を間違わずに使おう
上司に送る催促メールでは、敬語を正しく使う必要があります。敬語がぐちゃぐちゃなメールを受け取ったら、上司はそれだけで嫌な気分になってしまいます。催促メールであることよりも、敬語ができていないことの方が気分を害してしまいますから、敬語は間違えずに使えるようにしておきましょう。
もしわからない部分があるようであれば、きちんと調べて、正しいという確証が持ててからメールを送るようにしてください。受け取った上司から、後で敬語が間違っていたことを指摘されるようなことがないようにしておきたいところです。
５．上司に返信の催促メールを送る時は内容が支離滅裂にならないように気をつけよう
催促メールは、メールの返信をしてほしいという主旨だけが伝われば問題ありません。ですから、余計なことを付け足そうとして、全体的に支離滅裂な文章になってしまうようなことがないようにしましょう。
メールの返信をしてほしいということが書かれていれば、上司は催促メールだということを読み取ってくれます。それなのに、日頃のお礼や、別件の相談など、色々な要素をごちゃごちゃと詰め込んでしまうと、結果的に催促メールの意味を成さなくなってしまいます。
催促メールはあくまでも催促メールとしてだけの役割を果たせば良いのであって、他の用件は、また別のメールで連絡しましょう。催促メールを書き終えたら、関係のないことを書いていないかどうか読み直して、確認してみることをおすすめします。
６．上司に返信の催促メールを送る時は件名をわかりやすくするように心がけよう
受信するメールの開封に、優先順位をつけているという上司も少なくはありません。ですから、催促メールであることが一目でわかるようにしておかないと、いつまでも見てもらえないということもあり得ます。
そのためにも、催促メールの件名はわかりやすく、上司に伝わりやすいものにしておく必要があります。後で開封しても問題ないと思わせてしまうようなものだったり、何の用件なのかよくわからないものだったりすると、中身を見てもらう優先順位が低くなってしまいます。
件名はメールの顔と言えるものです。まずは件名が興味を惹くものでなければなりません。要領を得ないよくわからない件名をつけてしまうのは避けたいところです。
７．上司に返信の催促メールを送る時はきちんと挨拶をしよう
社内メールとはいえ、挨拶を欠かしてはいけません。催促メールでも、それは同じことです。きちんと「お疲れ様です」や「失礼致します」など、失礼のないように挨拶をする必要があります。
メールで挨拶をするのは基本的なマナーです。催促メールとして挨拶ができていないメールを送ってしまうと、印象は最悪になってしまうと言えるでしょう。
まずは挨拶をするということを意識してからメールを書き始めるべきです。特にそういったマナーに厳しい上司であれば、なおさら挨拶を忘れることがないように気をつけてください。
８．上司に返信の催促メールを送る時はどのメールの話をしているのかわかるようにしよう
上司は膨大な量のメールをチェックしています。ですから、いきなり返信の催促メールを送られても、どのメールのことを言われているのかわからない可能性があります。返信したはずだ、と思われてしまうこともあるでしょうし、そもそもメールを受け取った覚えがない、と忘れられてしまっていることも考えられます。
そのように、上司の手をわずらわせ、話をややこしくしないためにも、催促メールには必ずどのメールの返信をしてほしいのかを書いておきましょう。返信が必要なメールがどれであるか指定することができれば、上司もそれをスムーズに見つけることができます。そうすればお互いに無駄な時間を使うこともなくなるでしょう。
上司への催促メールは礼儀を守って最適なタイミングで送ろう
催促メールを送るのには、タイミングを見計る必要があります。あまり急いでいないのに催促したり、送ったばかりなのにすぐに催促したりするなど、上司の事情を考えない一方的な催促メールの送り方をしないようにしましょう。
また、催促メールは礼儀を守って送るべきです。こちらから催促するのだから、と上からの物言いをするべきではありません。きちんと礼儀を尽くした態度で上司に接しないと、信頼を失ってしまうことにも繋がってしまいます。
