社内SNSは必要か？コミュニケーション以上に期待できることは？
社内SNSは、ビジネスにおけるコミュニケーションツールとして注目されており、導入も増えています。その特徴を理解し、組織に適した形のツールを導入することで多くのことが期待できます。社内SNSについて、基本的な情報や、一歩進んだ見方について紹介します。
導入企業が増加中の社内SNSってどんなもの？
SNSを利用している人は今ではかなり多くなっていますが、その流れを会社に持ち込み、社内の情報共有やコミュニケーションの活発化を促そうと社内SNSを導入する企業が増えています。しかし、従来のグループウェアや一般的なSNSと社内SNSとでは、何がどう違うのか良くわからない人も多いようです。
大学生の酒井君は、就活が近づくにつれて社会のことに興味津津です。新聞で見かけた社内SNSという単語が気になり、知人の経営コンサルタントであるK・エーイ氏に聞いてみることにします。
社内SNSは社内にユーザーの範囲を絞ったSNS
―エーイさん、すみません！ちょっと社内SNSについて教えていただきたいんですが。
おっと、今日は来ないかと思ってたら来ましたね。社内SNSですか？酒井君は学生だから関係ないんじゃないですか？
―新聞読んでたら社内SNSって言葉が出てきたので気になってしまって。社内SNSって言うくらいなんだから、きっと社内で使うSNSなんだろうとは思うのですが、何か釈然としなくって。
社内SNSは酒井君の言う通り、社内で使うSNSですよ。それが何か問題なんですか？
―だって、企業としてtwitterやfacebookをしている企業って多いじゃないですか？それに、僕の先輩で会社の人とLINEで連絡取り合ってるって人もけっこう多いですよ。わざわざ社内でSNSをする必要ってあるのかなって。
なるほど。でも、社内でSNSを使うというのはそれだけの意味がちゃんとあるんですよ。少なくとも、一般的なSNSのアカウントが会社にあったり、社内外の人との連絡を他のSNSを使ってしているとしても、それで社内SNSは必要ないということにはなりません。目的が違っているんです。
どうして社内SNSが必要なのか？
―目的が違うと言われても、要は「コミュニケーションを促しましょう」ってことじゃないんですか？
もちろん、そうなんですけど、コミュニケーションにも色々あるってことですね。フォーマルに外部に見えても良い情報と見えちゃいけない情報がありますよね。
―そうですね。確かにビジネス上のやり取りだと、見えちゃいけない情報は多いでしょうね。
また、仕事によっては関係者がもしも見た時に不信感を持たれたり、仕事に差し支える影響を受ける可能性があるために一般的なSNSの使用が禁じられている場合もあります。医師や裁判官、一部の公務員でそういった傾向がありますね。でも、そういう職場だとしても社内で必要な情報のやり取りがスムーズにできるのはありがたいですから、社内SNSを活用する場合もあるんです。
―ふーん。そう考えると、あえて社内でSNSを使うのも納得はできますね。でも、うまくやれば他のSNSでもできるんじゃないかと思ってしまいます。そもそも、企業向けのコミュニケーションツールってたくさんあるんじゃないですか？
そうですね。本当に驚くほどたくさんあります。でも、たくさんあるのは、それだけニーズや要望も多いということでもあるんです。自社に合ったシステムというのはなかなか見つからないことが多く、社内SNSがピッタリはまる場合もあります。従来のツールでは達成できなかった課題の解決ができるのも魅力なのでしょう。
―従来のツールで達成できなかった課題とは、たとえばどういうことですか？
たとえば、即時の情報共有やコミュニケーションですね。たとえば店舗の候補地を見に行った担当者が上司に写真と所感のコメントをすぐに送り、それに上司がコメントするというようなやり取りは、意外と難しかったんです。メールはできましたが、たくさんのメールに埋もれてしまってわからなくなってたり、写真が添付ファイルですぐに見えないと後回しにされたりとか。
―ふむふむ。確かにそういう場面はありそうですね。
また、今は年代間のコミュニケーションってどんどん難しくなっているんです。昔よりも仕事上の付き合いが薄くなっていて、一緒に食事や飲み会をすることも減っています。また、働き方が多様化したことでなかなか人が揃わなかったり。そんな中で、公私のコミュニケーションができるツールとしても注目されています。
―でも、それってSNSでいいんですか？上の年代の人ってSNS使えないんじゃないですか？
いえいえ。もう今は50代の人でも２割程度はSNSの経験者ですから、やろうと思えばできる人はいくらでもいるんですよ。
―そうなんですね。
大きくは、社内におけるコミュニケーションのスピードアップや、コミュニケーションの促進剤としての役割が社内SNSに期待されていると言えますね。従来のグループウェアのように多くの機能は必要なく、目的に合わせて特化された社内SNSが多くなっています。
社内SNSと従来のツール「グループウェア」とは何が違う？
社内SNSの話になると、たいてい「従来のグループウェアと何が違うのか」という話になるんです。
―グループウェア？聞き慣れない言葉です。
まあ、社会人になれば多くの人は耳にすると思いますが、「グループウェア」というのは企業内において情報共有を促したり、ノウハウを保存したりするためのデータベースやソフトを言います。社内メールやスケジューラ、営業や会計用のソフトなどが一緒になっていたり、社内用の手続きフローが作れたりします。
―何だか便利そうですね。
はい、とても便利ですよ。大きな企業ほどこうしたグループウェア無しには回らないですね。
―でも、そこには社内SNSは無いんですか？
そうなんです。グループウェアは規模が大きすぎて、スピードという点では難があることが多いです。また、情報が多すぎて探しにくいなどの欠点がどうしてもあります。
―それでスピードがあって、またいろんな形のコミュニティが作りやすいSNSが喜ばれると。
そういうことですね。音声チャットやグループ会議ができるものも多いなど、グループウェアには無い機能を持っているものも増えました。加えて、社内SNSの中には従来のグループウェアと接続できるものもありますし、スケジュールなどの一部の機能を持っているものもあります。
―じゃあ、グループウェアは要らなくなるんですか？
小さな規模の企業であれば必要なくなるかもしれませんね。ただ、ある程度以上の規模になればやはりグループウェアはあった方が便利ですし、あまり社内SNSを多機能にするとグループウェアと変わりなくなってしまい、導入の意味が薄れてしまいますね。
社内SNSと一般のSNSの大きな違いは？
―でも、一般のSNSでも、たとえば社内用のアカウントを作って全部保護アカウントにしてメンバー間でやり取りするとか、そういう方法もできないことはないんじゃないですか？
もちろん可能ですよ。ただ、すごく面倒だとは思います。
―そうですね。
それに、何か設定が間違ってしまうと、そこから取引先や企業の重要な情報が漏れるリスクもありますから、現実的ではないですよね。それに、広告が入ってくると使う上でも嫌でしょう？
―うーん、言われてみるとその通りです。「やればできるんじゃないか」と軽率な発言をしてしまった気がします。
今は社内SNSも無料で使えるものもありますから、そういったものを使った方がリスクは小さいのは間違いないですね。それに、利用者が多いSNSは巷で話題になっているようにサイバー攻撃を受けたり、個人情報の流出事件などが生じやすいことも企業からは嫌われますね。
―情報セキュリティを考えると、やっぱり社内SNSの方がふさわしいですね。でも、一般のSNSを使っている人もいる気がしますがあれは一体？
企業や個人のアカウントで仕事に関する内容を公開している場合、気を遣って情報を発信していますし、また社外に対して影響を及ぼすことを目的として行っています。気楽に誰とでもコミュニケーションをしているというわけではありません。この点が社内SNSとは大きく違います。
社内SNSへの反応はイマイチ？
―社内SNSってすごく便利な感じがしますが、実際に導入した企業はやっぱり上手くいってるんですか？
そこがちょっと問題なんですよね。メーカーの触れ込みとは違って、実際に社内SNSを導入した企業の多くが「うまくいっていない」と感じているという海外のデータがあるんです。しかも９割程度がそういう感覚なんだと。
―えーっ、それってどうなんですか？導入したいと思っても躊躇しますよ。
そうですよね。でも、実はこれって、一般的なSNSのブームが起こった時にも似たようなことが起こってるんですよ。ミクシィによって有名になったSNSを真似て、多くのサービスが作られたのですが多くは１年内に休止してたりするんです。
―SNSが流行だからと言って、必ず成功するわけじゃないんですね。
はい。その頃と今とでは、人々のリテラシーがまるで違うので一緒にできない部分はありますが、結局の所、SNSって最初は「目的」が明確で「上手に使う仕組み」がないと成功しないと言われているんです。
―社内SNSだと、目的は「コミュニケーションの活性化」であればいいんじゃないですか？
コミュニケーションも、どういうコミュニケーションを活性化させたいのか、具体的に考えて運用方法を决めていく必要があるんです。たとえば、気軽なコミュニケーションだったり、技術的なコミュニケーションだったり、また書類のバージョン管理など、様々な形のコミュニケーションの目的があります。そういったものをある程度明確にしておかないといけません。
―コミュニケーションって難しいんですね。
そうです。どんなシステムでも、システムの優秀性だけではなくて、目的や利用方法が大事なんですよ。また、「上手に使う仕組み」というのは、たとえば皆が使いたくなるように「今月のベストシェアコメント」「最多『いいね』賞」「社員の意外な一面○月号」など盛り上げるための仕組みを作ったり、SNSへの参加や取り組みが評価につながるような人事制度を考えることも必要ですね。
―あまり良くないコメントを取り締まる係とかも必要ですよね。そう考えると、「とりあえず面白そうだからやっておく」っていう考えでは上手くいかないですね。
はい。必ず失敗するとは言いませんが、やっぱり上手くいかないことが多いですね。また、途中で「目的」がブレてくるとそれもまた良くないと言われています。
―「途中で目的がブレる」というのは、どういうケースのことでしょうか？
これは、たとえば最初は「従業員の公私にわたるコミュニケーションの促進」と言ってSNSの利用を始めたものの、途中で業務外の書き込みが増えてきて、それに対して上司が一喝したようなケースですね。
―怒ったらいけないんですか？一応、仕事のためのツールでしょう？
怒ったらいけないということは無いんですが、「公私でコミュニケーションを促進する」ことが目的で始めたのに、途中からプライベートの部分を出すことに難色を示されたら投稿しにくくなりますよね。そういうちょっとしたことがキッカケで、業務に関する投稿ばかりになって、魅力も半減してしまうケースは多いんです。
―難しいものなんですね。
そうなんです。だから、最近はメーカーもケーススタディなどをしっかりさせたり、コンサルタントに導入についてもサポートさせるケースも多くなっています。社内にしっかり仕組みとして、文化として定着するまでは安心できないと考えた方がよいでしょうね。
今後、社内SNSがビジネスに及ぼす影響は？
―結局、社内SNSって今後はどうなるんでしょう？ただの流行で終わるのか、広がっていって標準的なビジネスツールとして認知されるのか。
基本的には利用が拡大して、一般的なツールのひとつになると思います。ただし、概念としての「社内SNS」であり、実際には企業に合った様々なツールがメーカーから出ている状態になるんじゃないでしょうか。すごくシェアを取るツールが出ても、サイバー攻撃で狙われるリスクが高まるのであまり良いとは思えませんし。
―なるほど。でも、そのためには導入の仕方がカギになりそうですね。
はい。社内SNSの導入を上手くすることは、企業にとっても存続に関わる重要な問題になるでしょうね。
―え？そこまで重大な問題だったんですか？
今後は、多様な年代の人や外国人労働者、テレワークの社員など、労働形態や背景が多様化していきます。コミュニケーションのあり方も新しくしていかないと、なかなか組織としての一体感や、イノベーティブなやり取りというのは難しくなってくると思います。こういった人々を上手く巻き込める企業にならないと、おそらく労働力という点でも生産性という点でも立ち行かなくなると予想されますので、実は社内SNSにかかる期待は大きいんですよ。
―なるほど。社内SNSってただのコミュニケーションツールだと思っていましたが、企業の戦略上、とても重要なポイントにもなり得るんですね。社内SNSでコミュニケーションが効率化し、また業務が効率化されるようになるといいですね。エーイさん、本日はありがとうございました。
社内SNSは企業の経営戦略上も期待されている
社内SNSというと、コミュニケーションツールとしての期待や印象が強いですが、現在の経営環境下ではそれ以上の意味を持っています。多様性を求められるこれからの企業では、どう生産性向上やイノベーションにつながるコミュニケーションを行うかは重要な経営課題です。組織に合ったツールや導入方法を、しっかり検討してから活用しましょう。