封筒の宛名の書き方をマスターしよう
新社会人になった時に、誰もが封筒の宛名の書き方に迷うことがあるでしょう。封筒の宛名の書き方は、間違えてしまうと相手方にとても失礼にあたってしまいます。それは新入社員だからといって許されることではありません。
封筒やはがきを使うことは、デジタル化が進んだビジネスシーンにおいて、まだまだ多くあります。宛名の書き方をマスターして、ビジネスマナーをしっかりと身につけた新入社員になりましょう。
ビジネスでよく使う封筒の宛名の書き方10
まずは、ビジネスでよく使われる宛名にはどのようなものがあるのかを知っておくことが必要です。宛名の種類について知らなければ、それらを使い分けることができません。
１．一般的な「様」
宛名の敬称として広く使われているのが「様」です。「様」は無難に使われるため、どのような場面、相手にも使うことができます。書き方に迷ったら「様」を使うのが良いでしょう。
「様」を使われて悪い印象を受けるという人はまずいないので、安心して使うことができる敬称であると考えられます。老若男女問わず使うことができるのもメリットのひとつです。
２．「殿」は避けた方が無難
「様」は目上の人にも使うことができますが、「殿」は目上の人から目下の人に対して使うとされることがあるため、使う相手によって失礼にあたることもありますから、とくに新入社員であるうちは「殿」を使うことは避けておくべきであると言えるでしょう。
堅苦しく感じる「殿」は、時代の流れと共にだんだん目にする機会が減っています。「殿」よりも「様」を使うことが一般的となっていると考えてください。
３．御中
「御中」は、宛先が個人ではなく会社や役所などの団体である時に使われる敬称です。「○○社御中」「○○社△△課御中」「○○社△△課××係御中」といったように使われます。この時、書き方の順番を間違えないように注意しましょう。御中は必ず最後に書いてください。
御中はその団体に属する人たち全てを含んでいるので、途中で区切ってしまうような書き方をすると意味を成さなくなってしまいます。
４．担当
「担当」についても、宛名の書き方には注意が必要です。担当者はあくまでも個人ですから、御中と書いてはいけません。御中はその団体に属する全ての人たち、つまり複数人を指していますから、個人である担当者を指すことはできないのです。
では、「担当」はどのような書き方をすればいいのでしょうか。「担当」には、「様」をつけるのが一般的であるとされています。「ご担当者様」としておけば、失礼にあたることはありません。
新入社員のうちに宛名を書くことを任されたら、担当者の名前を確認すると同時に書き方にも気をつけましょう。担当者と「御中」と「様」などを重ねて書かないように気をつけてください。
５．気付
新入社員になって一番不思議に思うのが、「気付」という敬称の存在でしょう。日常生活で「気付」という敬称はあまり使われていませんが、ビジネスの場では「気付」は多々使われています。
「気付」は、封筒や書類を送る住所の団体に属していない相手に、その団体を介して封筒や書類などを届ける時に使われる敬称です。例えば、ファンレターを出版社を介して作家に届けるといったことを想像すればわかりやすいでしょう。
「気付」は、「株式会社○○気付 株式会社△△ ××××様」といった書き方をします（個人名ではなく団体名の場合は「様」ではなく「御中」を使います）。
６．様方
宛名の敬称としては、「様方」というものもあります。「様方」は、個人にあてて郵便物を送る時に、世帯主と受け取る人の名字が異なっている場合に使われる敬称です。二世帯にわたって同居している家族などに対して使われることが多くあります。書き方としては、「○○様方△△様」となり、受け取ってもらいたい人の名前が△△に当てはまります。
７．先生
他にも「先生」という敬称を使う場合があります。これは、相手が弁護士や税理士、会計士や医師、教師など、一般的に「先生」と呼ばれる役職の人である場合に使われる宛名です。
もちろん「先生」の後には「様」や「御中」などをつける必要はありません。違和感を覚えるかもしれませんが、「先生」の後に「様」をつけると、二重敬称になってしまいます。「先生」に「様」や「御中」をつけないのは正しい使い方であり問題はないので安心してください。
８．「行」は「御中」に書き換える
先方がこちらから送り返してくることを想定して宛名に「行」と書いた返信用封筒を送ってきた時には、必ず「御中」と書き直して送り返しましょう。これを「行」のままで送り返してしまうと、大変失礼な行為にあたります。
会社や役所などの団体にあてて送る書類は「御中」と書くことが前提とされています。ですから、「行」と書かれていたら忘れずに「御中」と書き直してください。そうすることで、双方ともに礼儀を尽くした書き方をしたということになります。
受け取った書類を返信する時に「行」を「御中」と書き変えるのを忘れることは新入社員にありがちなミスなので、注意をする必要があります。
９．こちらから返信用封筒を送る場合は「行」と書こう
相手に対してこちらへの返信を求めて返信用封筒を同封する時には、宛先であるこちらの住所に「行」と書くようにしましょう。相手はこれを「御中」に直して送り返してくることになるため、これでお互いが対等な立場であるということになります。
10．「各位」は封筒に書かない
「各位」という宛名の書き方は、ビジネス文書や案内文などのお知らせでよく用いられるものです。新入社員になって、会社の中でこの敬称をあちこちで見ることになるでしょうが、これはあくまでもビジネス文書向きのものです。そのため、封筒やはがきなどで相手に送る敬称として使うのには適していません。
「各位」はそれだけで敬意を表す言葉として成り立っており、更に大勢、皆様といった意味を持っています。ですから、「各位」の後に「様」や「御中」をつけると意味が通らなくなってしまいます。
そのため、「各位」は単独で使うことになります。「関係者各位」などは、耳馴染みのある言葉であることでしょう。ビジネスの場では、「株主各位」といった表現もよく使われます。
封筒の宛名の書き方のポイント
封筒の宛名の書き方のポイントについて確認しておきましょう。新入社員のうちに、宛名の書き方のポイントをおさえておくことで、今後すぐに宛名を書く時に対応できるようにすると、仕事がスムーズに進みます。
宛名のレイアウトは見た目が肝心
宛名の書き方の基本として、あらかじめ宛名のレイアウトを考えてから書き始めることが大切です。宛名をどのように配置するかということを把握しておかないと、「しまった！スペースが足りなくなった」など書き損じたり、それだけで無駄に時間がかかってしまったりします。
宛名のレイアウトで重要なのは、パッと見た時に違和感がないことです。住所は２行にとどめるなど宛名の書き方に決まりはありません。不自然なところで改行したりしなければ大丈夫です。
連名の時は「様」をまとめない
封筒の宛名に異なる名前を二つ書く場合を連名と呼びます。封筒の宛名に連名を書く場合、「様」をひとつだけにしてはいけません。「様」はそれぞれの名前の下につけ、まとめることがないようにしてください。
「行」や「御中」の直し方
「行」や「御中」を直すためには、必ず元々書いてあった文字を消さなければいけません。新入社員のうちはこれを忘れがちですが、これはビジネスマナーの基本ですから絶対に忘れないようにしましょう。
「行」や「御中」の消し方は、二重線で縦にまっすぐ引くか、右上から左下に向かって斜めにまっすぐ引くかのどちらかが良いとされています。この時、決して適当に塗りつぶしたりすることがないように気をつけてください。
封筒の宛名の書き方はビジネスの場では常識のひとつ
新入社員として働き始めると、慣れない環境の中で色々とわからないことも多くあるでしょう。その中で、宛名の書き方も知らなかったという人も少なくはないでしょうが、ビジネスの場では誰もが常識として知っていることのひとつです。
封筒の宛名の書き方は、これからの仕事の中で必ず役立ってくれます。少しでも早く自然に使いこなすことができるように、ビジネスマナーの一環として覚えておきましょう。
