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上司への謝罪メールのマナーを身につけよう

仕事をしていく上で誰にでもミスはつきもので、新入社員であるうちは、尚更のことでしょう。割り振られた仕事に取り組んでいく上で、ミスに気付くということは大事なことです。一番いけないのは、ミスを見落としたまま先に進んでしまうということです。

自分のミスに気づいたら、できるだけ早く上司に謝罪のメールを送りたいところですが、その時にマナーを欠いたメールを送ってはいけません。上司にミスをしたことを謝罪すると同時に、きちんと自分の誠意が伝わる書き方を身につけておきましょう。

ミスをして上司に謝罪のメールをする時の注意点３つ

上司にミスをしたことを謝罪するためのメールを送る時に、注意しておかなければいけないポイントがあります。

１．だらだらと謝罪の理由を書かない

上司に謝罪のメールを送る時には、要点をまとめておきましょう。どういった理由でこの謝罪のメールを送ったのかということを、単刀直入に書くことが大切です。言い訳を並べても、メールの内容がぼやけてしまうだけで、結局何が言いたいのかわからなくなってしまうだけです。

ミスをしてしまったのですから、その事実と謝罪との２点だけを率直に伝えましょう。言い訳はただ上司に余計な時間を使わせてしまうだけで、更に悪い印象を与えてしまいます。

２．上司への謝罪のメールには改善策を記載する

上司に謝罪のメールを送る時には、次にこういったミスが起こらないように心がけるといった気持ちを表す必要があります。そういった文面でないと、新入社員のうちから反省の念がない、やる気が見られない人間であると判断されてしまう可能性があります。

もちろん新入社員としての心がけで構いません。まだまだわからないことだらけですし、深く突っ込んだ改善策は、上司としても期待してはいないでしょう。できる限りの誠意を持った言葉を添えることが大切です。

３．謝罪のメールにはミスが起こった経緯を記載する

上司に送る謝罪のメールの中では、どういった経緯でミスが起こったのかを説明しておきましょう。言い訳をするのは絶対にしてはいけないことですが、ミスの経緯を説明することは必要なことです。言い訳がましくならないように気をつけながら、上司に伝えましょう。

事実がどのように動いたために、今どういった状況にあるのかといったことを客観的に述べ、できるだけ上司にわかりやすく伝えられるようにしてください。そうすることで、上司はそのミスへの対応を考えることができます。

上司に謝罪のメールをするタイミング

謝罪メールはメールの内容に気をつかって書きますが、上司に謝罪のメールを送る時には、そのタイミングにも気を配っておきたいところです。

ミスに気付いた時点で迅速に送る

お詫びのメールというものは、ミスに気付いた時点ですぐさま送る必要があります。何となく連絡しにくいからといった理由で先延ばしにしたり、大したミスではないからと勝手な判断で後回しにしたりしては絶対にいけません。

新入社員に割り当てられた仕事のカバーは、上司の責任であるとされているのが普通です。上司は新入社員のミスを自分のミスとして対応しなければならないのです。そうなると、上司は一刻も早く対応したいと考えているに違いません。そういったことを想像してみましょう。

謝罪のメールは上司に直接会って謝罪した後にする

上司に謝罪をする時には、できれば直接面と向かって話をすることが一番望ましいと言えるでしょう。相手は目上に当たる人ですし、ましてやこちらは新入社員です。メールを送り付けただけでミスの報告を終わらせてしまっては、ビジネスマナーとしてあまり感心できたものであるとは言えません。

仕事でミスをしてしまった時は、まずは口頭で謝罪することを優先させましょう。肝心なのは、誠意を見せることです。いきなり謝罪メールを送ってしまっては、本当に反省しているのかどうかといったことが相手に伝わりにくくなってしまいます。

電話をしてから謝罪のメールを送るのも良い

どうしても上司に会うタイミングがとれないという場合には、メールを送る前に謝罪の電話をしておきましょう。そうしておくことで、自分がどういったミスを犯したのかについて上司に話すことができます。

文面だけではどうしても感情は伝わりにくいのがメールのデメリットであると言えます。あらかじめ電話をする時には、大まかなミスの概要について説明しておくことだけを考えて、数字などの細かいミスがある場合には、その点はメールに全て載せれば問題ないでしょう。

謝罪のメールを上司に送る時の例文

実際に上司に謝罪のメールの例文を見ていきましょう。

この時、件名はわかりやすいものにしておくのが良いでしょう。パッと見た時に、メールの中身がミスに関することであるものであるとわかると、上司の目に留まりやすく、優先して開封してもらうことができます。

メールを送る前に上司に直接謝罪ができなかったときは、締めの文章に「まずはメールでお詫び申し上げます」などとしておくことで、これから口頭でお詫びにくるのだな、ということがわかるため、印象が良くなるでしょう。

上司に謝罪をするメールでよく使うフレーズ

上司に謝罪をするためのメールで、よく使うフレーズを知っておくと役立てることができます。

• 申し訳ありませんでした
• 多大なご迷惑をおかけしまして、心から申し訳なく存じます
• お詫び申し上げます
• 遺憾に存じます
• ご容赦くださいますようよろしくお願い致します
• 大変ご迷惑をお掛け致しました
• 不徳の致すところです

同じ意味を持つ言葉でも、言い方を変えれば様々な使い方をすることができるので、新入社員として働き始めたら、まず一般的なかしこまったフレーズをいくつか覚えておくことをおすすめします。

謝罪のメールを上司に送るのはなぜ？

誰にでもミスはありますが、反省しているからと言ってそのままにしておくのは社会人としていただけない態度です。上司への謝罪のメールを、何のために送るのかといったことについて考えてみましょう。

失った信頼を回復するため

仕事でミスを犯してしまうと、次もまたミスを犯してしまうのではないかと思われがちなのがビジネスの場であると言えるでしょう。ですが、きちんとミスを認めた上で上司に謝罪のメールを送ることによって、この新入社員は自分と信頼関係を築いていこうとする努力をしているな、と思ってもらうことができます。

こういった小さなことの積み重ねが、後々の上司との良好な関係に繋がっていきます。確固たる信頼関係のためにも、謝罪はしっかりと行っておくべきです。新入社員の頃から築き上げていった信頼関係は、なかなか崩れるものではありません。

ビジネスマンとしてのマナーを守るため

仕事でミスを犯してしまった時に謝罪のメールを送るのは、ビジネスシーンでは当然のマナーです。ビジネスにおけるミスは、決してなあなあにして誤魔化していいものではありませんし、それはどんなに小さなもの、些細なものでも関係はないのです。

それらに対して真摯に向き合うことは、ビジネスマンとしては当然のことです。常識がない人だと思われてしまわないように、新入社員の時から、きちんとビジネスマナーを守ることを覚えておきましょう。

上司へメールを送るときに気を付ける６つのポイント

上司への謝罪メールで大切なのは誠意をアピールすること

自分がどういったミスを犯してしまったのかといったことについてしっかりと向き合っているなら、それは上司にも必ず伝わります。言い方や気をつけなければならない点はありますが、多くはマナーの問題です。まずは、自分が深く反省することが大切なのです。

まずは自分がしてしまったことへの反省と、次はもうしないという決意を持ちましょう。そういったことを表すことができれば、上司に対する謝罪のメールは必ず誠意を持ったものになるでしょう。