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役職と敬称の使い方…あなたは大丈夫？

ビジネスの世界では相手に敬称をつけて呼ぶのが基本です。少なくとも取引先企業の人を面前にして呼び捨てにすることはまずありません。また、文書や郵送のための宛名などでも敬称をつけたり、役職名で呼ぶことも多いものです。

役職名と敬称の扱いというのは実に難しい面を持っていて、間違って使ってしまっていることも少なくありません。さらに、会社によって微妙にルールが違う側面もあります。間違った使い方は相手に対し非常に失礼となりますので、失敗が許されない問題です。

ビジネスシーンにおいて、役職と敬称をどういった使い方をするのが正しいのか、しっかりと基本的なマナーを理解して失敗を防ぐことが大切です。

役職とは？敬称とは？

敬称というのは「人名や官職名の下に付けて、その人への敬意を表す語」というのがもともとの意味で、「殿」「様」「くん」「さん」といったものが該当します。役職は「社長」「課長」「常務」などのことです。

敬称も役職も相手に対して敬意を払うために使うものですが、役職名には既に敬称が含まれていると基本的には考えます。したがって「〇〇社長殿」「○○部長様」といったように役職名に「様」や「殿」などの敬称をつけるのは二重敬語となるため、正しい使い方ではありません。

敬称でよく使われる「様」「殿」「御中」「各位」の違い

ビジネスシーンの敬称では「様」「殿」「御中」といったものが多く使われています。それぞれの意味や使い方について確認しておきましょう。また、「各位」についても触れておきます。

１　「様」はオールマイティに使える便利な言葉

「様（さま）」は敬意を示す言葉として一般的な敬称です。相手に敬意を払いたいときに、名前の後につけて使います。
上司や先輩社員などの目上の方から同僚、後輩まで、どのような人にも使うことができる丁寧な表現です。後述の「殿」があまり口語では使われないのに対し、「様」は口語でも文章でも使えますので非常に便利です。

２　「殿」は公的な場や目下の人に使う

「殿（どの）」は昔から「お殿様」「関白殿」という言葉があるように、身分の高い人に対して用いられてきた言葉です。今は身分という制度がほとんどありませんが、事務的・公式的なものに用いることが多くなっています。

従来の意味と違い、目下の人に対する敬称として用いるのが一般的で、目上の人に対して用いることは普通ありません。ただ、ビジネスシーンでは、社長から平社員まで誰に使っても良いことにはなっています。ただし、人によってはお叱りを受ける可能性もありますので、あらかじめ目上の方には使わないよう心がけるのが賢明でしょう。

３　「御中」は個人ではなく組織に使う

「御中（おんちゅう）」は郵便物において、会社・団体などへのあて名の下に添えて使う敬称です。そのため、個人向けに使われる「様」や「殿」とは明確な違いがあります。御中は会社や団体、官庁などの組織に対して使う敬称ですから、うっかり個人や役職につけてしまうことのないよう注意しましょう。

また、「御中」では「○○株式会社御中　▲▲総務部長殿」というような使い方をすると敬称が重なるため、文法上は間違いとなりますので注意しましょう。請求書などは普通、個人に向けてではなく企業に対して送るものですので、「組織名＋御中」の形で宛名を書いて郵送します。

４　「各位」は複数の人に対して使う

それほど使う機会は多くありませんが、「各位」という言葉もあります。地位・職階などの区別なく、敬意を込めて使うものですが、複数の人に対して使います。いわゆる「皆様方」を丁寧にした言葉と考えて良いでしょう。「新入社員各位」などのように用います。

役職付きの人の呼び方と敬称の使い分け方

社外の人に対する場合と社内の人に対する場合では、役職や敬称の使い方が変わってきます。特に敬称を使う機会に馴染みのない新入社員や学生は間違えやすいので注意が必要です。

社外の役職付きの人に敬称をつける場合

社外の役職付きの人に敬称をつける場合は、そのまま「○○課長」「〇〇専務」などとつけて呼ぶか、あるいは「社長の○○様」といったように「役職＋名前＋敬称」で言及するのが正解となります。

文書などで社外の人を紹介する際には、所属する組織名や部署名などに間違いがないように注意しましょう。

社内の役職付きの人に敬称をつける場合

社内の役職付きの人に敬称をつける場合は、社内では役職名をつけて呼ぶのが普通です。中には家族的な雰囲気を出すために社長から平社員までみんな「○○さん」という呼び方をしている企業もありますが、ビジネスマナー上はあくまで役職名で呼びます。

ただし、社外の人に社内の人を紹介する際に、敬称や役職名はつけません。社外の人に対しては「当社の〇〇部長は本日欠席されています」とは言わず、「当社部長の○○は本日は欠席です」と、敬称をつけずに「役職＋名前」で答えるのが正しい表現です。敬意を向ける相手がたとえ平社員だとしても、あくまで社外の人であるということに注意してください。

文書で役職付きの人を表すときの「敬称略」の正しい使い方

文書上では便宜上、「敬称略」として敬称を省略して書く場合があります。報道や名簿などで複数の人名を列挙することがありますが、敬称や役職が続いてしまうと人名が読みにくくなってしまうため、それを防ぐために用いられるのが「敬称略」です。

「敬称略」を用いる際には、普通カッコ書きで（敬称略）として使います。これを忘れてしまうとただの呼び捨てとなり、失礼にあたりますので注意しましょう。

（敬称略）を使うのは、あくまで人名を読みやすくすることが目的です。○○課長と短く済む場合はしっかり表記するべきですし、また人数が少なく、可読性の問題がない場合はしっかり敬称を書くべきです。取引先の方が入っている場合には基本的に（敬称略）は使わないのがマナーです。

また、（敬称略）としている場合も、参加者の序列がわかるように参加者は目上の方から名前を表記していくという点にも注意が必要です。社外の方が入っている場合は、所属する組織ごとに分け、その上で役職を踏まえて順序よく記載しましょう。

ビジネスシーン以外でも役職と敬称の使い方は要注意！

役職名や敬称はビジネスマナーとしてだけでなく、ビジネス以外での使用方法についても理解しておきたいところです。

特に結婚式などでは職場と関係のないところからもゲストを招きますが、その場合にも敬称が使われます。一般的には「様」を使うようにしておけば問題ありませんが、父母、未婚の兄弟姉妹、同居している祖父母といったいわゆる「身内」には「様」はつけません。身内だとしても結婚している兄弟姉妹に対しては「様」をつけるようにします。

また、小学校の低学年くらいまでは「くん」「ちゃん」などの敬称をつけるようにします。恩師を招いた場合は「様」もしくは「先生」とします。

役職付きの人の敬称は正しく使おう

役職名や敬称の使い方というのはややこしく難しい面がありますが、まずは正しい使い方を覚えることが大切です。敬称の意味や使い方を覚え、また役職名には敬称が含まれていることを押さえましょう。

とはいえ、実際には相手や企業風土によっても役職や敬称の呼び方のルールは違うものです。社外など全く相手の事情がわからない場合は基本に忠実に対応するのが一番ですが、「郷に入っては郷に従え」というように、相手の雰囲気がわかるのであればそれに合わせるのが最も無難な対応です。もしも同行している先輩がいれば、思い切って聞いてみるというのが最も確実な方法でしょう。