キックオフミーティングとは？プロジェクト始動を円滑に！
キックオフミーティングという言葉は社会人になるとよく聞く言葉ですが、具体的にどのようなことを目的として行うミーティングか理解していますか？より良い仕事ができるよう、キックオフミーティングの目的を理解し進め方を身に着けて、ビジネスシーンで活かし業務効率化を目指しましょう。
キックオフミーティングって？何のために行われる？
ビジネスシーンにおけるプロジェクトの始動時に、キックオフミーティングを行うのは珍しいことではなく、仕事内容によっては年間に複数回行う場合もあります。
キックオフミーティングは通常の業務に関するミーティングとは意味合いが異なります。目的や進め方をしっかり把握しておきましょう。
キックオフミーティングとは
キックオフという言葉はスポーツのサッカーで使われる用語で、一番初めにボールを蹴って試合を始めることをキックオフと言いますが、キックオフミーティングとは「何かの案件が始まる時の一番初めの打ち合わせの場」のことです。
ビジネスシーンでは新しい仕事やプロジェクトが始まる時に関係者を集めて行うミーティングのことをキックオフミーティングと呼びます。
キックオフミーティングを行う目的
キックオフミーティングの目的は、新しいプロジェクトやチームがどういった目的で作られ、どういったことを目標にして進めていくのか認識のすり合わせをすることです。
新しい仕事が始まる時や新しくプロジェクトを立ち上げる際、場合によっては参加するメンバー同士に面識がない場合もあるため、メンバー同士がこれから一緒に仕事をする人達を認識する場所でもあります。
また、新しく仕事を受注した場合には、キックオフミーティングで新しい仕事の内容についての説明を行います。このように、キックオフミーティングには「こうでなければならない」といった細かい定義があるわけではないため、その時の状況に応じてやり方を変えることができます。
キックオフミーティングを行う時の11のポイント
キックオフミーティングを行う時、ただ集まって挨拶するだけではキックオフミーティングを開催する意味があまりありません。
キックオフミーティングを行う際のポイントを説明しますので、これから新しい仕事を始める方や、プロジェクトやチームを新しく作る方は参考にしてください。
１ キックオフミーティングの目的を決める
「とりあえずみんなを集めて何か話をしよう」と、開催者が理由や目的を明確に決めずにいては、忙しい時間を割いて集まったメンバーは困惑してしまいます。キックオフミーティングを行う時は、開催者が開催する目的を明確に決めておく必要があります。
新しい仕事が会社にとって全くの新しい未知の仕事であれば、仕事の内容を説明する場にすることを目的として開催するという手もあります。
また、メンバー同士の面識がない場合はお互いを知る場として開催することもできます。ミーティングの開催者は進め方などの詳細についても合わせて検討しておきましょう。
２ 参加者・場所を決めて調整する
会議を行う際に参加者と開催場所を決めることは基本ですが、キックオフミーティングの場合は通常の会議と比べると少し意味合いが異なります。
キックオフミーティングの参加者については、関係者をどこまで集めるかを慎重に検討する必要があります。例えば、業務チームとシステムチームがある場合、業務を行うことのみに特化して話をする場合であれば業務チームのメンバーを集めれば良いですが、案件自体の説明をする場合にはシステムチームにも全員参加してもらう必要があります。
場所についても、参加者の人数によって臨機応変に調整してください。
３ キックオフミーティングの趣旨を説明する
キックオフミーティングを行う時は、まずは一番初めに開催者側からキックオフミーティングの趣旨を全員に説明します。
例えば「来年○月から新しく当社で△△という仕事を開始することが決まりました。つきましては、ここにお集まり頂いた関係者の皆様に、△△の業務内容についてご説明と共有をさせて頂き理解してもらうためにお集まりいただきました」というように、明確に趣旨を宣言します。
また、キックオフミーティングの中で説明する内容のトピックスやポイントについても、初めに簡単に説明があると分かりやすくなります。
４ 責任者から挨拶をする
キックオフミーティングをどのような趣旨で開催するかということによっても異なりますが、もし新しい仕事のために集まり、全員がほとんど面識がないような場合においては、まずは責任者から挨拶や意気込みを話す必要があります。
新しいプロジェクトやチームを作り、新しい仕事を始める際に重要なのが「報告ライン」や「指示系統」をしっかりと決めて全員が認識しておくということです。キックオフミーティングで責任者から挨拶をしておけば、「何かあった時はこの人に報告・相談を行う」ということが明確になります。
５ メンバー同士が初対面の場合は自己紹介を行う
キックオフミーティングの場に集まったメンバー同士が既に面識があったり、普段から一緒に仕事を行っている人達であれば改めての挨拶は不要ですが、初対面の場合は自己紹介を簡単に行うということも必要です。
人数が多い場合は、コアとなるメンバーや、チームのリーダーとして任命した人だけでも自己紹介や挨拶をしてもらうという方法もあります。
６ 仕事の目的・目標について説明する
キックオフミーティングでは、新しい仕事の目的や目標について分かりやすく明確に説明を行う必要があります。
特に、会社やメンバーが経験したことの無いような新しい仕事の場合は、なぜその仕事を受注し対応することになったのかという経緯から話すということも需要です。
また、分かる範囲で構いませんので、その仕事を行うことによって得られることや、想定されるリスクについてもあらかじめ話しておきましょう。それぞれのメンバーが仕事についてイメージがしやすくなり、新しい仕事をスムーズに開始することができるようになります。
７ 仕事の内容について簡単に説明する
新しい仕事について、参加者は仕事の内容が一番気になるポイントと言っても過言ではありません。そのため、キックオフミーティングの場で簡単に仕事の内容について説明を行う必要があります。
あまりに細かく説明しすぎると時間が足りなくなってしまう可能性もあるため、簡単に要点のみを伝えるだけでもキックオフミーティングの時点では十分です。新しい仕事の内容についてどこまで細かく説明するかは事前に決めておきましょう。
８ 仕事のスケジュールや納期について説明する
新しい仕事の内容を把握するにあたり、スケジュールや納期について説明しておくということも重要なポイントです。
毎月ルーチンで行う業務であれば、毎月の中で月初・月中・月末に分けてやることを説明するということもできますし、年単位で行う業務であれば月ごとに説明するということもできます。大まかなスケジュールを説明してもらうことによって、参加者も業務の全体像をイメージしやすくなります。
９ 仕事の割り振りや役割分担を行う
新しい仕事の業務割り振りや役割については、決まっている範囲で発表するのが一般的です。キックオフミーティングの時点で仕事の割り振りや役割を説明しておくことで、参加者同士で誰がどのような業務を引き受けるのか、今後のイメージを把握できます。
10 全員の士気を高める
「新しい仕事ができる」というだけでやる気が出てくる人もいますが、もちろんそうではない人もいる可能性も考えられます。新しい仕事を行うことの会社・チーム・個人にとっての重要性についても参加者全員に伝え、チーム全体のモチベーションをアップさせましょう。
11 質疑応答の時間を確保する
キックオフミーティングでは、必ず最後に質疑応答の時間を取りましょう。新しい仕事内容について細かく質問が出る可能性もありますので、通常の会議よりも時間を長めに確保しておくと良いでしょう。
キックオフミーティングでは目的を明確に
物事を新しく始めるときは初めが肝心です。一人一人の意識の違いが生まれると、結果にも大きな差が生じてきます。キックオフミーティングには、物事を新しく始める際に全員の意識を統一するという役割もあります。「何のためにキックオフミーティングを行うのか」という目的を明確にした上で、ポイントを押さえながらプロジェクトを進めていきましょう。