ビジネス知識

「アジェンダ」とは？会議やプレゼンの進行がスムーズになる！

仕事のデキる人が、ビジネスで使っているものに「アジェンダ」があります。「アジェンダ」とはビジネス用語のひとつですが、このアジェンダを作るのが上手だと会議やプレゼンの進行がスムーズになるなどのメリットが多いです。ここでは、アジェンダの正しい意味や基本的な作り方などについて学習してみましょう。

「アジェンダ」とは何か？

アジェンダとは、何なのでしょうか。アジェンダとは辞書的な意味としては「実施するべき計画、行動計画、議題」などの表現がされています。もともとは「Agenda」という予定表などを意味する英語で、国際会議の場で進行を示すものとして使われたところから、会議やプロジェクトの進行を示す言葉としても使われるようになったといいます。

地球環境の保全を目指した1992年の地球サミットで「アジェンダ２１」という文章が作成されたのが、アジェンダという言葉が人々に知られるようになったきっかけと言われています。つまり、比較的最近使われるようになった言葉とも言えるでしょう。

現在、アジェンダとはビジネスシーンにおいて主に「会議の議題・案内」「（演題の）目次」や「提案内容」について言われ、スライドなどを使ったプレゼンの冒頭で紹介されることが多いです。アジェンダはプレゼン用の資料の冒頭で紹介される他、メールなどの文書で使われることもよくあります。

「アジェンダ」を作成するメリット

アジェンダとは「議題」や「提案内容」などを表すビジネス用語ですが、進行表というような意味合いもあります。そのアジェンダを作成すると、どんなメリットがあるかについて確認しましょう。

アジェンダで会議に必要な情報をあらかじめ得られる

アジェンダを作成することで、会議の議題や内容、知っておくべき情報などがあらかじめ得られます。また、会議参加者の意見などを前もってアジェンダに盛り込んでおくことができます。会議を行う前に、必要な情報を収集してまとめておくことが可能になるのです。

アジェンダがあると会議を円滑に進行することができる

会議などでは、議事を進行している間に思った以上に時間が経過してしまい、時間内に全ての議事を進行できない場合も少なくありません。そのような事態の予防が、アジェンダ作成のメリットの１つとして挙げられます。話し合う順番や時間配分をアジェンダに記載しておくと、司会者だけでなく、他の参加者もそれらを意識しながら会議を円滑に進行できるようになります。

アジェンダがあると他の仕事の予定が立てやすくなる

アジェンダによって会議やプレゼンなどの時間配分が事前に示されることで、他の仕事の予定も立てやすくなって、時間を有効活用することができるようになります。アジェンダは、会議やプレゼン時だけに効力を発揮するものではないのです。

「アジェンダ」の基本的な構成

ここで、アジェンダのメリットをより引き出し、実務上も有益なアジェンダを作成するためにはどのような構成にしたら良いか、基本的な構成例を紹介します。

会議名（会合の名前）

会議なら、会議の目的などがひと目でわかるような会議名を設定しましょう。定期的に行われるようなものなら、会合の名前を記してもOKです。いずれにせよ、何のための集まりか、また他の集まりと区別できることが大切です。

日時・場所

日時や場所は、参加者が参加しやすくするとともに、予定の調整などを行うためにもアジェンダ作成に必須の情報です。また、会議記録として残すためにもしっかり記載しておきましょう。

参加者（人数や名前など）

参加者が事前にわかっており、参加者が意味を持つと考えられる集まりでは、参加者についてもアジェンダに記載しておきます。特に、普段は参加しない人が参加する場合などは記載しておくと良いでしょう。

議題・目的

その集まりで話し合う議題や開催目的は、アジェンダに必ず明記します。アジェンダに会議の議題や目的を記載しておくことで、何らかの事前準備が可能かどうかの判断材料にもなるでしょう。できる限り議題ごとに時間配分も決めておくのが、会議の進行をスムーズに行うポイントになります。

他の資料を添付

事前に配布・共有しておきたい資料があれば、アジェンダに添付します。あまりに多すぎる事前資料はかえって参加者に負担となることもあるため、添付資料に関する一定のルールを決めておくと良いでしょう。

アジェンダの例をチェック

実際のアジェンダはどのようなものなのか、例を挙げながら紹介していきます。ビジネス会議やプレゼン用のアジェンダ作成の参考にしてください。

アジェンダの例（会議の案内メール）

この例のように事前にアジェンダが出ていると準備もしやすいですし、内容に対して関心も向きやすくなります。会議の連絡をメールなどで行うことも多いですが、その際にアジェンダがあると会議の内容がひと目でわかりますので便利です。長文メールはわかりにくいので、スッキリとわかりやすい書き方、見え方になるよう工夫しましょう。

会議の重要度によって参加者の記載方法は異なる

参加者の記載は、部署ミーティングで少ない人数であれば役職者だけを記載し、例のように「営業部メンバー」などまとめてしまっても構いません。ただし、取締役会など、議事録などで正式な参加者の記録を残す必要がある場合は、できるだけアジェンダの段階で正確に参加者を記載しましょう。また、普段参加しない人が入る場合は事前に連絡をしておくほうがベターです。

各参加者が話す議題を記すと事前学習がしやすい

この例では法務部の××さんが「GDPRへの対応について」という内容で話をすることがわかります。GDPRはEUにおける個人情報データのやり取りについて定めたもので、日本でもEU圏の国と個人データのやり取りをする際に遵守しなければならないルールのことです。議題が先に示されていることで、関心を持った人が事前学習をしやすく、当日の理解や議論につながりやすくなります。

時間配分の記載で会議参加者にメイン議題が何かを知らせる

会議における時間配分は、発表者や司会が時間を意識すると共に、会議の主題について意図を知らせる役割も持っています。ここでは、各自の活動報告よりも、「GDPRへの対応について」と「期末に向けた活動について」がメインの議題であることがアジェンダからも伝わるはずです。

アジェンダの例（新規サービスのプレゼン資料）

プレゼンの資料としてもアジェンダはよく用意されますが、この場合は事前に配布される進行用の資料というよりも、「目次」の意味合いが強くなります。「この流れでプレゼンをする予定です」という程度の意味です。

サービスの提案や発表などのプレゼンでは、このアジェンダ例のような流れが多いです。最初に結論や、商品・サービスの概要について伝え、その後にどういったニーズがあって商品やサービスの開発に至ったのか、そして実際の使用例などを紹介した後、おおよその見積もりについて紹介します。また、プレゼン内容をアジェンダに落とす時は、ある程度のブロックに分けて紹介しましょう。

例では、導入にあたって詳細な情報が知りたい人のために「基本スペックと提供サービス一覧」という付則的な内容がついていますが、発表の時間次第では割愛されます。最後には「まとめ」として、導入提案やメリットを再度強調して締めくくられます。

アジェンダを使う際に心がけたいこと

アジェンダの書き方がわかったところで、アジェンダを使う際に心がけたいことについても理解しておきましょう。マナーを守ってアジェンダを使うと、ビジネスに良い影響をもたらすことにもつながります。

わかりやすく書かれたアジェンダを用意する

アジェンダを非常に細かく作り込む人もいますが、基本的にアジェンダは全体が目的を共有し、行動をしやすくするために使うものですので、詳細な作りよりわかりやすさが求められます。内容の充実も大事ですが、それよりも書き方やフォントなどを工夫してわかりやすく作るのがコツです。これは、アジェンダを使う時というより、作る時に心がけたいことだと言えます。

アジェンダ作成者は会議が行われる前に配っておく

アジェンダは会議やプレゼンなどの際に使いますが、可能なら事前に配布しておくべきです。アジェンダをあらかじめ配っておくことで、会議の準備がしやすくなり、会議の質が高まります。

特に検討事項や議論が必要な内容の場合はその旨もアジェンダに記載し、アジェンダ自体に関心を持ってもらうことが大切です。その場で多くの人に提案を聞いてもらうような形もありますが、それは本来のアジェンダの使い方としてあまりよくありません。

会議の参加者は配られたアジェンダに目を通しておく

アジェンダはスムーズな会議進行を助け、会議の質を高めるために作られるものです。当然ながら、アジェンダを作るためにも時間がかかっています。アジェンダを作ったにも関わらず、誰も目を通さず、ただの配布資料になってしまうと作成に要した時間は無駄になってしまいます。

アジェンダが会議前に配られているなら、会議の参加者はできるだけ目を通し、気になる部分をピックアップしたり自分の意見を準備したりしておきましょう。

会議の進行役はアジェンダの内容を守ることにこだわらない

アジェンダは予定・計画表ですので、必ずしも達成しなければならないものではありません。会議などをスムーズに進行するためアジェンダはある程度守られなければなりませんが、アジェンダをしっかり守ることにこだわりすぎると、会議の目的が果たされずに終わるという本末転倒なことにもなりかねません。アジェンダ通りに進まないからといって、何らかのペナルティが生じることはありません。

会議などの進行役の人は、アジェンダ通りに進まない場合はどう調整するか事前に考えておくと進行上のトラブルが少なくなります。また、もし事前配布されたアジェンダで、割り当てられている時間などに無理がある場合、早めに作成者に連絡して調整してもらうと良いでしょう。

政治の世界で使われるアジェンダとは「政治上の課題」という意味

選挙が近づいてくると、政治家たちの発言や討論の様子が盛んに報道されますが、その中で「アジェンダ」という言葉が使われることがあります。政治の世界におけるアジェンダは、一般的なビジネス用語としてのアジェンダとは異なり、「（政治上の）課題」といった意味になります。

一時期は「マニフェスト」という言葉も使われましたが、こちらは「（政治上の」公約」のような意味合いです。日本語の「（政権）公約」よりも実現までの具体性や透明性を高めたものとされていました。

ただ、これらの言葉は基本的に意味するところは同じで、真新しさやキャッチーなフレーズを求める政治家たちが様々な言葉を借りてきて使っているに過ぎません。ビジネス用語としてのアジェンダとは別の意味になりますので、混同しないように注意してください。

「アジェンダ」と「レジュメ」の違い

アジェンダと似たような言葉には「レジュメ」もありますが、どのような違いがあるのかを見てみましょう。

時系列の違い：「これから話す内容を記したもの」と「既存の内容を記したもの」

アジェンダとレジュメには、時系列的な違いがあります。アジェンダは「これから話す内容などを記したもの」であるのに対し、レジュメは「既に定められた内容を要約的に記したもの」となります。

内容の違い：「予定や計画をまとめたもの」と「伝える内容の要約」

アジェンダとレジュメは、その内容も違います。一般的にアジェンダは「予定」や「計画」をまとめたものを言い、レジュメは伝える内容の「要約」と考えることができます。アジェンダは予定や計画なので変わることがありますが、レジュメは要約ですのでよほどのことが無ければ変更はありません。

作成目的の違い：「円滑な進行や目的の共有」と「演題や発表内容への理解」

アジェンダとレジュメは、作成目的にも違いがあります。アジェンダの作成目的は、「会議の円滑な進行」や「参加者間の目的の共有」になります。一方、レジュメの作成目的は「演題や発表内容への理解」です。そのため、使い方は次のようになります。

• ×「会議のレジュメ」→○「会議のアジェンダ」
• ×「発表のアジェンダ」→○「発表のレジュメ」

ただし、最近は配布資料のことをレジュメと呼ぶことも増えてきており、「会議のレジュメ」という言い方も間違いだとは言い切れなくなってきています。

アジェンダは会議やプレゼンの性質によって内容や使い方が変わる

ビジネスにおけるアジェンダとは、これから議論する、もしくは発表内容に関する「計画表」と考えておくと理解しやすいです。アジェンダには基本的な型がありますが、会議やプレゼンなどの性質によって、その内容や使い方が変わってきます。アジェンダの意味するところを正しく理解し、適切な使い方をするようにしましょう。