研修報告書の書き方を詳しく解説！
社会人になると自身の知識や技術の向上のために研修会へ参加したり、会社から研修会へ派遣されたりする機会が出てきます。その場合、所属部署の上司などから研修のレポートとして研修報告書の提出を義務付けられることがあります。
何度も研修に参加し報告書も書き慣れている方もいるかもしれませんが、初めて研修に参加する場合には報告書の書き方に戸惑う人も多いものです。今回は研修報告書の書き方について、必要な情報や注意すべき点などを詳しく解説します。
そもそも研修報告書とはどんなもの？
社会人として仕事をする人のために、その知識や技術を伸ばすための色々なセミナーや研修会が行われています。研修会へ自費で参加するケースもあるかとは思いますが、会社からの指示により参加するケースも少なくはありません。その場合、研修に関する費用(研修の参加費用・交通費等)は会社が負担します。
なぜ会社側がお金を払ってまで従業員を研修に参加させるかというと、社員の知識や技術の向上を期待しているからに他なりません。従業員の成長は企業の業績向上や、安定につながると考えられているからです。従業員側から見ても、自分の知識や技術の向上が期待できる研修に無料で参加できるというありがたい機会となります。
しかし費用を負担してくれている会社に対してどのような内容の研修で、どのようことに役立ちそうかなどの報告を行う義務も生じます。報告に関しては口頭でも行うことはできますが、会社としては記録をとったり今後に役立つ資料として残す必要も出てきますので研修報告書が欠かせません。
また、研修報告書を作成することは研修を受けた人自身がその内容を簡潔にまとめることにより、研修で学んだ内容を復習したりさらに深く落とし込んだりすることに繋がっていきます。研修報告書を読んだ上司や会社との間で、その人の成長の度合い等を確認する基礎資料としても用いられます。
研修報告書に記載する基本項目とは？
研修報告書は作文とは違いますので、報告する内容については出来るだけ簡潔で読む相手が内容を理解しやすいことが重要となりますので、記載しなければならない基本的な項目がいくつか決まっています。逆に言えば、どのような研修に参加していても、報告書を作成する際には以下に紹介する基本項目に則れば問題ないのです。
基本項目１・参加日時と場所
記憶ではなく、記録として残す場合に日時や場所の情報は必要です。特に研修への派遣が従業員育成のスケジュールに沿って計画されている場合、研修をきちんと履行できているかの記録を残しておく必要があるため、日時・場所は必要な項目となります。
基本項目２・講習内容
講習内容については会社が目的とした内容が研修としてなされていたかを確認する意味で重要です。もし会社が意図した内容と違う研修内容であった場合、以降の研修会への派遣を再検討しなければならないことになります。
また、参加した従業員は研修で学んだ内容を報告書に転記することで復習できるというメリットにも繋がります。ですので、内容をそのままだらだらと書きだすのではなく、重要な点を中心に客観的に簡潔に書いていく必要があります。
基本項目３・感想や学び
研修を受けた感想や、その中で学んだことをきちんと記録しておくことは非常に重要です。研修で学んだ事を今後どう活かすかといった意見も合わせて書くようにします。研修は参加することに意味があるのではなく、今後に活かせてこそ意味があるのです。
また、感想や学び・意見を上司や会社と共有しておくことで、研修に参加した社員の成長度合いを確認することにもつながります。場合によっては、今後の人事等に影響をもたらすことも考えられます。
研修報告書を書くボリュームはどれくらい？
研修報告書に関して言えば、受け取る側(読み手)にその報告が、簡潔伝わることが大切です。つまり、ただダラダラと文章を連ねて、いたずらに枚数が増えても意味がありません。会社側が用意したフォーマットや指定枚数・報告用の書類等があればそれに合わせますが、ない場合は基本的にA4用紙１枚程度が理想です。
研修報告書の書き方で注意すべきポイントとは？
良い研修報告書を作成しようとしたときに書き方や見た目のわかりやすさなどなど、気を付けておきたいポイントがあります。この項では、報告書を作成するにあたって注意すべきポイントについて解説します。
文章は簡潔明瞭に書く
研修に参加したのが少人数であれば少々ボリュームがあっても目を通せますが、参加人数が多い場合は報告書を読む担当者もの業務負担も増えてしまします。受け手側(読む側)の事も考えて作成することも大切ですので、文章はなるべく簡潔明瞭に書くことを意識します。自分がこの報告書を読んだ時に読みやすいと感じるかを基準としながら書き進めていくようにします。
句読点や言い回しなど文章を書くうえでの基本を守る
いくら簡潔に書くと良いといっても、単語や短い文章の羅列になってしまっては相手に内容がきちんと伝わる文章とはなりませんし、作成者自身の文章力に対する評価も下げかねません。特に「句読点や言い回し」「ですます調か、である調のどちらに統一するか」といった、文章を書く上での基本的な約束事にはしっかりと注意を払うようにします。
見やすい報告書になるようなレイアウトを心がける
会社が報告用の用紙やフォーマットを用意してくれている場合は別として、自分でイチから作成する場合は読む側にとってなるべく分かりやすい構成で書くことを心がけましょう。特にスペースや改行などは見やすさを考えて、適宜入れていきます。最近では報告書の代表的な書式例がインターネット等に紹介されていますので、報告内容に合ったものを参考にして作成するという方法もあります。
読む人が見やすいように丁寧に書く
いくら良い内容の報告書であっても、字が乱雑であったり読み取りづらかったりするような報告書では意味がありません。このとき、字のバランスが良い悪いの問題ではなく、受け取る側のことも考えて読みやすい字になるよう丁寧な記入を心がけます。綺麗な字あっても丁寧さが感じられなければ、低い評価につながることもあります。逆に、元々あまり上手な字でなくても丁寧に書くことで心遣いは相手に伝わります。
報告書の作成は早めに取り掛かる
研修報告書は提出期限が定められていますが、ある程度余裕をもたせてくれているケースもあります。しかしいくら期日に余裕があるからといってギリギリまでやらないのは、報告書の中身が雑になる可能性が高くなりますので、研修を受けた後できるだけ早めに報告書を作成するように心がけましょう。余裕を持って取り組むことで情報忘れや漏れがなくなりますし、自分自身の復習にもなります。
結論から書く
研修報告書はほとんどの場合、参加の感想や今後にどう活かしたいかといった意見を記入するようになっています。その場合、その過程や何故そう思ったかといった文章よりも、結論を先に書くようにします。報告を受ける側は、その部分が一番聞きたいと思っているからです。理由等はその後で書けば十分ですし、文章が長くなった場合結論があいまいになる恐れがありますので注意が必要です。
提出前に書いた報告書を再度チェックをする
報告書が出来上がったら、提出前に再チェックを行うようにします。誤字脱字や文章的な不備などがあれば修正をしておきます。特にパソコンのワープロソフトなどを使って作成する際は、思わぬ誤変換がされている場合がありますのでキチンと読み直しましょう。
研修報告書はきちんと書きましょう！
社会人になると色々な研修会に参加する機会があります。自分の意思で自分が費用を負担して出席する場合には必要ありませんが、会社から派遣され費用も会社負担の場合には「研修報告書」の提出が求められるのが普通です。
大学のレポート作成とはまた違った研修報告書に面倒臭さを感じる方もいるでしょうが、研修会への参加を指示されるということは会社・上司からの期待をされているともいえます。自分のスキルアップにも役立つであろう研修会ですし、費用を負担してくれた会社の期待に応える意味でも、きちんとした研修報告書を作成する事は重要な意義を持っています。研修報告書の書き方の基本を理解して、しっかりとした報告書を提出しましょう。
