会社を早退する場合に気を付けるべきポイントとは？
急な体調不良や子供の保育園からの呼び出しなど、様々な事情によりどうしても会社を早退しなければならないことというのは誰にでもあることです。
早退するときには周囲に迷惑をかけないようにしつつ、しっかりと手続きを踏んでこそ周囲への影響を最小限にし、また社会人としての信頼も得ることができるというもの。また、自分としても安心して後を任せられるので、自分の事情に専念できます。
いざ会社を早退しなければならないときにスムーズに早退できるよう、日頃からルールを意識することが大切です。
会社を早退する理由は大きく分けて２つ
会社を早退しなければならない理由として、「職場では対応できないことが発生した」もしくは「業務を遂行することができない自分の状態がある」のどちらかが考えられます。
職場で対応できないことが発生した場合
職場で対応できないことが発生した場合というのは、例えば「家の工事の立ち合いが必要となった」場合や、「家族に事故や病気などが発生して呼び出された」場合、「子供の学校の行事などが入っている」、「友人の結婚式」などがあります。
内容によっては早退が許可されない場合もありますので、できるだけ早めに確認して、必要なら有給休暇や半日休暇で対応する必要があります。
業務を遂行することができない状態
業務を遂行することができない状態というのはいわゆる「体調不良」に当たる状態のことです。無理をして仕事を続けるより、帰宅して休み、回復した状態で仕事をした方が良いと思われる場合は早退すべきです。
インフルエンザなど、「業務を遂行することによって周囲に迷惑をかける」と思われるケースもこれに該当します。女性の場合は「生理痛」などによる休暇や早退もひとつの権利として労働基準法に定められています。
早退が必要となる理由は様々で、社会人として無責任な早退や欠勤は当然避けるべきではありますが、会社以外での社会的な責任を果たすことも社会人としての勤めです。しっかり判断し、また早退するなら適切な対応を心掛けましょう。
予定による早退でも、体調による早退でも、どちらの場合だとしても、しっかりと自己管理をして所属する組織への影響を最小にとどめることは社会人として当然の行為です。周囲にあまりに気兼ねして早退できないことで、かえって大きな迷惑になることもありますので注意しましょう。
会社を早退するときの正しい手順
会社を早退するときには、就業規則に定めがある場合もありますが、基本的には以下の流れとなります。
１ 早退の意思は早めに知らせる
急な体調不良などは仕方ありませんが、すでに予定として早退が必要な場合には、周囲に早めに知らせて相談するようにしましょう。
知らせる場合には一方的に通告するのではなく、「～という事情なのですが、早退させてもらってよろしいでしょうか？」と伺いを立てるのがマナーです。また、上司など判断をする権限がある人には、できるだけ直接相談してください。
急な体調不良が生じた時も、症状の詳細をできるだけ早く知らせ、早退の可能性があるならその旨を伝えておきましょう。
２ 引き継ぎをしっかりと
もしもその日、自分の業務でどうしても外せないものがある場合は、誰かに引き継いでもらう必要があります。自分でお願いできる場合もありますが、各人の業務状況を把握している上司からお願いしてもらった方がスムーズなことが多いので、まずは上司に相談しましょう。
また、社外の顧客とのアポイントがある場合にはまずは上司に相談し、引継ぎが難しい場合には顧客に直接連絡して正直に体調不良の旨を伝え、後日に予定を調整します。
しっかり事情を言わないと「ウチとのアポより大事なことがあるのか」と却って相手の気分を害する可能性があります。事情を明確にした上で早退する旨を伝えましょう。
３ 退社する際はちゃんとあいさつする
体調が悪くても、急いでいても、急にいなくなるのは良くありません。帰る前は上司や同僚に一言あいさつしてから帰りましょう。それでこそ余計な心配をかけることもありません。何も言わずにそそくさと退社してしまうと、何か後ろめたいのかと思われたり、余程具合が悪いのかと思われてしまいます。
４ 後日周囲にお礼を伝える
早退した場合には、その分の業務を誰かがカバーしてくれていますので、後日必ずお礼をするようにしましょう。菓子折りを持っていくことまでは不要ですが、早退後に長期の欠勤が続いた場合などはそういった配慮もあるとより良いでしょう。
早退は労働者の権利ではありますが、決して当然のようにするべきではありません。フォローしてくれた上司や同僚への配慮を忘れないようにしましょう。
会社を早退するときのマナー
会社を早退する時は手順を踏めばそれでいいかというとそうでもありません。会社を早退する際のマナーもきちんと身に着けておきましょう。
１ 早退の理由は明確に伝える
「予定があるので早退します」の一言で早退する人もいますが、正当な理由がなければ周囲も不審がったり、迷惑に感じてしまうことがあります。本当の理由が別にあったとしても、早退の理由については明確に関係者に伝えるようにしてください。
２ 早退の連絡は伺いを立てる相談スタイルで
早退することを決めていても、「早退します」と連絡をするのではなく、「早退させていただいてもよろしいでしょうか？」と相手に相談して許可をもらう形にするのがマナーです。早退することはメンバーの士気や業務に少なからず影響がありますので、当然のような態度で連絡しないように気を付けてください。
３ 早退の連絡は直接もしくは電話で
欠勤や早退願いをメールやSNSなどで連絡する人が増えていますが、タイムリーに確認できるとは限らず、また相手側に返信などの手間をかけさせる点でマナー違反です。
メールなどが許されるのは先の予定として早退が必要である旨を伝えるケースくらいで、そのケースでも当日はきちんと一言伝えてから早退します。上司の許可がなければ無断欠勤と見なされることもありますので、直接、確実に許可をもらってから早退しましょう。
会社では「早退＝迷惑」とばかり考えない
早退をすることによって周囲に迷惑がかかるのは確かですが、それをあまりに気にしすぎて、する必要のない我慢をしてしまっている人も少なくありません。
早退をするべきかどうかの基準は特に決まっているわけではありませんが、必要に応じて休暇をもらったり早退などを行うことは労働者の権利として保障されており、これに対して使用者側も一方的に拒否することはできません。
ただし、使用者側も、事業活動を遅延なく進めるためにそのタイミングを調整することを依頼できる権利は持っています。つまりは、互いに相談して納得した上で権利を行使することが大切なのです。
互いに納得するためには、その早退による影響の大きさから考えるべきです。早退をすることによって周囲や仕事にそこまで迷惑がかからないのであれば、早退は十分に可能です。逆に繁忙期など大きく影響が生じてしまう場合には、よほどの事情がない限りは責任を果たすのが、職業人として責任のある働き方でしょう。
早退時の給料は基本的にはもらえることが多い
現在は慣例によって、早退があった場合だとしても基本的には給与が発生するものと考えて問題ありません。社内規定によって有給休暇を一日あるいは半日分充当することになる場合も多いです。
「モチベーションの低下につながる」と会社側の判断で有休消化扱いとすることが多いですが、知らない間に控除されてしまったり、有給休暇が少なくなっていたり、気がついたら欠勤扱いになっていたりする場合もあります。就業規則に特に定めがない場合には、自分で人事に確認しておくようにしましょう。
会社の早退は周囲に迷惑をかけなければ問題ない
早退は周囲に迷惑をかけることがなければ、権利として問題なく行うことができます。しかし、「迷惑」というものはどうしても主観的なものとなることから、その判断は難しいものです。普段からのコミュニケーションや職場の雰囲気、関係性を大事にして、必要な時には互いに持ちつ持たれつで早退を相談できる状況を作っておくのがベストです。
「どうしても」という事情は誰にでも起こり得ます。その際には、しっかり手続きを踏んで、社会人としての信頼を保ちつつ、堂々と早退するようにしましょう。同じ早退でも、マナーがないと職場の雰囲気を悪くしたり自身の信用を落としかねないので注意してください。
